Ecare. Puur voor zorg

Home > Echte verhalen > JP van den Bent Stichting

JP van den Bent Stichting

Tanja Scholten, lid beleidsteam, is sinds 11 jaar werkzaam bij de JP van den Bent Stichting. Ze is betrokken bij allerlei projecten binnen de organisatie, zoals het neerzetten van het opleidings- en trainingsbeleid, het experiment voor regelarme zorg en het vormgeven van de ICT-transitie. 

Tanja Scholten Bij JP van den Bent – “we zeggen vaak JP, anders is het zo’n lange naam” – werken 2500 medewerkers die zich dagelijks vol overgave inzetten voor zo’n 3300 mensen met een lichte, ernstige of meervoudige (verstandelijke) beperking.

Vandaag praten we met Tanja over de ICT-transitie waarin JP zich bevindt.

Expertise naar binnen halen

“Bij JP zijn veel zaken anders geregeld dan bij andere instellingen voor gehandicaptenzorg. Niet omdat we persé anders willen zijn, maar omdat we weten dat wij goed zijn in het ondersteunen van cliënten en daar leggen we de focus op. Dit doen we door te investeren in gedreven, zelfstandige en professionele begeleiding. Alles daaromheen richten we zo minimaal mogelijk in. Het is nooit ons doel geweest, maar we hebben daardoor een overhead van onder de 5%, terwijl het gemiddelde op 15% ligt in Nederland. Dat is toch mooi meegenomen. We hebben bijvoorbeeld geen eigen ICT afdeling in huis. We halen deze expertise gewoon naar binnen wanneer nodig. Ondertussen sluiten we onze ogen niet voor mogelijke verbeteringen en innovaties.”

“Zo kwam een tijdje geleden de vraag vanuit de organisatie of onze ICT niet aan vernieuwing toe is? We zijn toen eens om ons heen gaan kijken: hoe doen andere zorgorganisaties dat? Via via kwamen we in contact met Ard Leferink en Ecare. In de gesprekken werd al snel duidelijk dat de uitgangspunten en waarden van JP en Ecare zo goed als hetzelfde waren. We hebben dezelfde manier van denken over hoe je wilt werken in de zorg:
Een van de gemeenschappelijke uitgangspunten is dat we vinden dat de verantwoordelijkheid bij de professional hoort te liggen. Je bouwt daaromheen zo min mogelijk overhead, niet om kostentechnische redenen, maar juist omdat je geen afdelingen wilt die de professional in de weg lopen.”

Doe het maar zoals thuis

JP“Een ander uitgangspunt is klant gerelateerd denken: de cliënt en de begeleider staan centraal. Je werkt vraaggericht, stemt de zorg echt op de behoefte van de cliënt af – zonder dat je als begeleider daarvoor toestemming moet vragen aan een leidinggevende – en levert maatwerk. Iedere persoon is tenslotte anders en wil anders ondersteund worden. Het is geen kunstje dat je steeds hetzelfde uitvoert! Je moet dit echt doorleven en alles in je organisatie moet hieraan gerelateerd zijn. Dus zowel in de begeleiding aan de cliënten, als in de trainingen van medewerkers en de keuzes die je maakt op ICT gebied. De cliënt en begeleider staan te allen tijde centraal.”

Het ICT advies van Ecare

“We hebben Ard gevraagd of hij ons ICT proces eens tegen het licht wilde houden. Hij droeg een aantal verbeterideeën aan die erop gericht waren het werk van de zorgprofessional echt te ondersteunen en cliënten nog meer te betrekken bij hun zorgproces. Dus geen ICT inzetten puur omdat het kan, maar alleen als het bijdraagt aan het klant gerelateerde werken. De transitie hebben we opgeknipt in diverse stappen, zo blijft het behapbaar en kun je tussendoor bijsturen.”

Stap 1

Stuurinformatie inzichtelijk maken voor locatiecoördinatoren

“Iedere locatie is verantwoordelijk voor zijn inkomsten en uitgaven. Eén van de JP kaders is: geef niet meer uit dan er binnen komt. Daar moet je dan wel zicht op hebben. De BI-module ‘Teaminzicht’ (business intelligence module) van Ecare maakt per locatie op een heel eenvoudige wijze inzichtelijk hoe het ervoor staat. Gewoon door middel van een grafiek met een rode lijn voor de uitgaven en een groene lijn voor de inkomsten. Dus ook al heb je niets met cijfers, dit is voor iedereen te volgen. Ook informatie over productiviteit, en bijvoorbeeld cliëntwaardering wordt op deze manier inzichtelijk gemaakt voor het team.”

Stap 2

Breng alles naar de cloud en houd je ICT infrastructuur eenvoudig

“Voorheen werkten we met verschillende systemen, ieder met een eigen inlogproces. Het doel was dit te vereenvoudigen door overbodige en verouderde systemen te vervangen en/of onder te brengen in één systeem. Door de ICT naar de cloud te brengen zijn eigen servers in huis niet of nauwelijks meer nodig, het onderhoud hierop komt te vervallen, de opgeslagen informatie is beveiligd en medewerkers kunnen flexibel werken doordat ze op iedere plek en op ieder device bij de informatie kunnen die ze nodig hebben bij de begeleiding van cliënten.”

Stap 3

Bevorder kennisuitwisseling door middel van een communicatieplatform

“We hebben Puur Communicatieplein (voorheen Welinked) van Ecare geïntroduceerd om medewerkers van al onze locaties met elkaar in contact te brengen. Je kunt er vragen stellen, kennis delen, je mening geven etc. Dat is heel handig omdat je in ons werk bijvoorbeeld weleens tegen bijzondere situaties aan loopt waarvoor je specialistische kennis of ervaring van een ander nodig hebt. Is dat op jouw locatie even niet aanwezig, dan gooi je het in de groep en er is altijd wel iemand die je verder helpt.”

Stap 4

Een nieuw digitaal cliënt dossier

“Ons vorige cliënt dossier bestond voornamelijk uit lege, digitale formulieren. Open velden waar je allerlei informatie over de cliënt in kwijt kon. Het was niet altijd even overzichtelijk en je kon de informatie er ook niet meer uithalen, omdat er verder geen classificatie achter zat. Het was nergens aan gekoppeld dus voor analyses was deze informatie onbruikbaar.”

“Nicole Koster, adviseur en Omaha System expert bij Ecare, heeft ons een cliënt dossier op basis van het Omaha System laten zien. Dit sprak ons erg aan. Het geeft medewerkers een kader en ondersteunt methodisch werken. Je kunt er niet alleen informatie op een handige manier in stoppen, je kunt het er aan de achterkant ook weer uithalen. Waardoor je dus onder andere inzicht hebt in wat de effecten zijn van begeleidingstrajecten op cliënten. Daarnaast komt de informatie die je in het begin van het zorgproces noteert, later ook weer terug. Er gaan dus geen gegevens verloren, je neemt ze mee en benut het.”

“Samen met Nicole zijn we intensief bezig geweest om onze huidige processen in kaart te brengen, hebben we gediscussieerd over hoe we deze processen in de toekomst zien en zijn we met Ecare een cliënt dossier gaan ontwikkelen dat hier naadloos op aansluit. Medewerkers van JP van allerlei soorten waren daar bij betrokken. Van begeleiders tot gedragskundigen, informatie-specialisten en projectleiders.”

“Omaha System is goed toe te passen in de gehandicaptenzorg. Een klein aantal termen waren bij ons niet gebruikelijk. Samen met Ecare hebben we slimme oplossingen bedacht om het dossier op alle fronten te laten aansluiten bij onze wensen.”

Stap 5

Een medewerkerportaal

“Medewerkers hebben via het medewerkerportaal van ADP toegang tot hun eigen gegevens en kunnen nu zelf zaken regelen als beschikbaarheid en verlof. Als je verwacht van je medewerkers dat ze verantwoordelijkheid nemen dan moet je ze ook de tools in handen geven om dit te kunnen doen. Ecare zorgt ervoor dat middels Single Sign On (SSO) de gegevens ontsloten worden.”

Niet alles hoeft anders

“Ard adviseerde ons ook om niet alles direct om te gooien. Het personeelsinformatie systeem en de financiële systemen waarmee we werken, voldoen. Dus daar veranderen we niets aan. Zo’n ICT transitie is natuurlijk nooit helemaal klaar. We blijven vooruit kijken en denken en hebben nog allerlei wensen die we samen met Ecare verder uitwerken. Dat houdt het leuk!”

© 2016 Copyright, All rights reserved

Made by Grphx & Webrr