Moet je over op een nieuw ECD dan borrelt vanzelf de vraag op: neem ik de zorgdossiers mee: ja of nee. In een eerdere blog adviseerde ik om met een leeg dossier te beginnen. Heb je een complex ECD, dan heb je ook complexe processen. Dus kies je voor conversie van gegevens, dan neem je de complexiteit mee naar het nieuwe ECD. Maar hoe herken je dat je processen complex zijn?
Het is helemaal niet zo vreemd als je complexe processen niet direct herkent. Wellicht werk je al jaren lang op eenzelfde manier. Dus je weet niet beter. ‘Dat heeft iemand zo bedacht’ is vaak het antwoord op de waaromvraag. Toch zijn er signalen waaruit je kunt afleiden dat processen stroef lopen. Ik noem er vier:
Kijk naar de medewerkerstevredenheid. Loopt die terug dan is dit een symptoom dat verandering nodig is. Kies dan niet enkel een nieuw systeem maar tuig een nieuw proces op waardoor collega’s meer plezier krijgen in hun werk. Pak het serieus aan, want tevreden medewerkers stralen dit uit op de cliënten. Andersom geldt dit trouwens ook.
Gaat de kwaliteit van zorg achteruit, dan is er meestal iets mis in het proces. Mogelijke oorzaken zijn een gebrekkige registratie in zorgplan, het zorgplan wordt niet gevolgd of de rapportage laat te wensen over. Daardoor is het onmogelijk om continu kwalitatieve zorg te verlenen
Maakt je organisatie (structureel) verlies? Grote kans dat geleverde zorg niet volledig of correct wordt gedeclareerd. Dat leidt tot inkomstenverlies. Maak het declaratieproces zo eenvoudig mogelijk door handmatige taken te minimaliseren. Zorgverleners zitten niet te wachten op dit extra stukje registratie. Tip: automatiseer het declaratieproces volledig of besteed het uit. Hiermee werk je efficiënter en vergroot je de kans dat je alle geleverde zorg betaald krijgt.
Is de druk op de ICT-afdeling continu hoog doordat er structureel veel supporttickets open staan? Grote kans dat de waardering voor de dienstverlening ook laag is, ondanks dat iedereen op de afdeling zijn schouders eronder zet. Zonde toch? Kopieer daarom je zorgdossiers en huidige processen niet in je nieuwe ECD. De druk op en de lage waardering voor de ICT-afdeling neem je ook mee. Lees hoe ICT beter kan in de blog 6 tips voor ict die de zorg echt ondersteunen.
Herken je je in een of meer van bovenstaande signalen, dan is het tijd voor echte verandering, geen conversie. Veranderen kan via onderstaande stappen:
Kijk eerst welke processen beter kunnen.
Selecteer een ECD waarbij de gebruikers (de zorgverleners) hun werk in kunnen herkennen.
Kijk daarna welke informatie mee moet naar het nieuwe systeem.
Voer dit dan op een goede manier in; door zorgverleners zelf. Ze leren zo het systeem kennen, waardoor ze het sneller adopteren.
Vul onderstaand formulier in en ik neem snel contact met je op om te kijken hoe we samen de processen bij jouw zorgorganisatie beter kunnen maken.
