Gehandicaptenorganisatie Elver heeft PUUR. gekozen als nieuw zorgdossier. Dat is bijzonder want PUUR. voor de gehandicaptenzorg bestond nog niet. Irma Harmelink, bestuurder bij Elver vertelde eerder over de keuze voor een nog niet-bestand zorgdossier. In dit blog gaat ze in op de vorderingen.
De implementatie van zorgdossier PUUR. bij gehandicaptenorganisatie Elver is in volle gang. Medewerkers die betrokken waren bij de selectie houden zich ook bezig met de implementatie van PUUR. van de gehandicaptenzorg. Deze ‘kartrekkers’ hebben kennis van het primaire proces en kijk op hoe het systeem te implementeren. Uit elk zorgteam zijn twee mensen, ‘early birds’, gevraagd om mee te doen met de implementatie. Om de nieuwe manier van werken zo soepel mogelijk in te voeren, is gekozen voor een metafoor: de nieuwe liefde.
“Het thema is ontstaan doordat er bij de selectie al zoveel enthousiasme was over PUUR. vanwege de eenvoudig en gebruiksvriendelijkheid”, zegt Irma. Zorgteams en verwanten maken voor het eerst kennis met PUUR. via een speeddate. Na anderhalf uur hebben ze een indruk van de mogelijkheden en de opbouw van het dossier. Tijdens ‘het avondje uit’ gaan de kartrekkers dieper in op de functies en beantwoorden vragen van collega’s. Daarna komt de ‘eerste logeerpartij’. Medewerkers krijgen een koffertje met meer informatie over PUUR.
Irma: “Ja, ik was aanwezig bij het avondje uit en zag daar zeker vonken overspringen. Het is een bevestiging dat de software inderdaad zo eenvoudig werkt als tijdens het selectietraject al is geconstateerd. Bovendien sluit PUUR. voor de gehandicaptenzorg aan bij de dagelijkse praktijk. Medewerkers vinden het best spannend. Ook dat hoort bij een nieuwe liefde. Het gonsde die avond: hoe gaat de samenwerking met verwanten via PUUR. van Jou precies werken?”
“We werken al samen in de driehoek; cliënten, begeleiders en verwanten. Die laatste groep krijgt straks direct toegang tot zorgrapportages over hun naaste. Medewerkers vragen zich af of ze nu extra moeten opletten wat ze in de rapportage zetten. Hierin komen namelijk ook lastige vraagstukken aan de orde. Daar hebben we uitgebreid bij stilgestaan en gekeken naar passende ondersteuning hierbij.
De opvolging van de bijeenkomsten is op teamniveau gebeurd. Dat is belangrijk bij een goede implementatie, stelt Irma. “Het ene team heeft andere behoeften dan het andere. Het ene team pakt de nieuwe software sneller op dan het andere. Dit heeft ook te maken met de werkzaamheden van het team. Maar dat is prima. De ‘early birds’ spelen een belangrijke rol. Ze bespreken met hun team over hoe gaan wij het doen. Zij spreken weer samen met de leden van de projectgroep.”
“Er is een korte vertraging geweest. Tegelijk met de keuze voor het zorgdossier hebben we besloten om alle medewerkers een eigen digitale hulpmiddel, een Chromebook, te verstrekken. Een aantal groepen had het Chromebook al ontvangen maar door corona moesten sommigen er nog op wachten. Dat zorgde ervoor dat de implementatie even stop is gezet. Toen iedereen een Chromebook had, is de implementatie hervat via digitaal overleg. Medewerkers waarderen het enorm dat ze nu een eigen apparaat hebben waarmee ze altijd en overal kunnen werken en communiceren Voorheen werkte medewerkers op gedeelde computers. Het was werkbaar maar dit is beter. Het ondersteunt het primaire proces en de samenwerking in de driehoek veel beter.
De omslag naar de nieuwe ict-wereld, de cloud, is nog best lastig geweest. Er waren veel applicaties in gebruik bij Elver die op lokale servers draaien. Beide werelden in stand houden, was geen optie; organisatorisch te ingewikkeld maar ook te kostbaar. “We hebben daarom gekozen om kantoorsoftware van Google te gebruiken. Die is gebruiksvriendelijk en ook financieel aantrekkelijk. We zijn met een big bang overgegaan. Dat maakte het wel ingewikkeld. Maar eenmaal overgestapt op Google, ontdekten we dat ontzettend veel mensen in het primaire proces handig zijn met ict. Zij blijken zeer goed in staat om hun collega’s te helpen.
Irma merkt dat de adoptiesnelheid om te werken PUUR. boven verwachting snel gaat. Tijdens een workshop over PUUR. van Jou was ze in de veronderstelling dat de workshop volgordelijk zou verlopen. Maar de volgorde van de workshop werd gewijzigd. “Daar word ik erg blij van, want dan ben je als team eigenaar van je eigen proces.”
Deel 3 van de podcastserie: Een nieuw zorgdossier voor Elver verschijnt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2021. Dan gaat Irma in op de ervaringen met PUUR. voor de gehandicaptenzorg.
Meer weten over PUUR. voor de gehandicaptenzorg?
Krijg een goede indruk van het fijnste ecd voor de gehandicaptenzorg via dit webinar. Margo Berends en Marliek Nijmeijer laten zien hoe het werkt.