"Het gaat veel verder dan alleen maar nieuwe software"

Interview met wijkverpleegkundige Inès van Beek van Patyna

Patna is een Friese zorgorganisatie die zowel zorg thuis als in de verzorgingshuizen levert. Per 1 april is Patyna Thuiszorg opgericht, waarmee een duidelijke scheiding tussen beide is ingezet. Sinds april ondersteunt het serviceteam de zelforganiserende wijkteams zodat deze zich optimaal kunnen richten op het primaire zorgproces. De wijkteams kunnen met vragen over onder andere indicaties, financiën, salarisadministratie, ICT, registratie, planning, facilitair en inkoop bij het wijkserviceteam terecht. Dit doen zij vanuit de gedachte “Wij zijn er zodat onze collega’s in de wijkteams hun werk goed kunnen doen!” Een behoorlijke verandering, zeker als je bedenkt dat er voor die tijd nog helemaal geen serviceteam bestond. Inès van Beek, wijkverpleegkundige bij Patyna en sinds kort onderdeel van het serviceteam, vertelt hoe zij de afgelopen maanden heeft ervaren.

Waarom moest het roer om?

“Wij zorgverleners gingen echt gebukt onder de registratielast, al die formulieren en procedures die ingevuld, gecontroleerd en verstuurd moesten worden. Er kwam gewoonweg geen einde aan en er slopen ook veel fouten in. Die druk werd steeds groter en nam te veel tijd in beslag. Ook konden we de continuïteit van de zorg voor onze cliënten niet waarborgen. Dat waren voor ons redenen om het roer om te gooien. Wij wilden graag dat onze cliënten weer op de eerste plaats komen.”

Waarom hebben jullie voor Ecare gekozen?

“De eerste vraag waar we als projectteam mee aan de slag gingen, was: welk classificatiesysteem past het beste bij Patyna? We hebben gekeken naar verschillende systemen, maar al vrij snel bleek dat we met het Omaha System wilden gaan werken. Het is namelijk heel overzichtelijk, volledig en begrijpelijk. Vervolgens zijn we gaan kijken welke ECD’s in de markt het Omaha System ondersteunen. Ons oog viel toen onder andere op Puur van Ecare. We hebben toen via een Proof of concept bekeken welk ECD voor ons het beste aansloot bij de praktijk; “op welke wijze willen onze zorgverleners in hun dagelijkse werk geholpen worden door software.” Dat gaf veel duidelijkheid. Uiteindelijk zijn zij degenen geweest die de doorslag hebben gegeven om voor Puur te kiezen. De voornaamste reden was toch wel dat je in Puur heel bewust niet alles kunt vastleggen. In de andere systemen was vaak echt alles mogelijk, waardoor we de neiging kregen om als organisatie weer in onze controlerende rol te gaan zitten. Daar wilden we nu juist vanaf! De verantwoordelijkheid moest echt weer bij de ‘voorkant’, de zorgverlener komen te liggen.”

Hoe hielp Ecare het roer om te gooien?

“Het gaat veel verder dan alleen maar nieuwe software. De transitie naar zelforganiserende teams betekende ook een andere manier van denken en organiseren. Ecare heeft ons hierbij ondersteund doormiddel van trainingen en ze hebben ons met advies begeleid.”

Sinds april werkt Patyna Thuiszorg met het Puur Zorgdossier, het ECD van Ecare. Deze is ontwikkeld op basis van het Omaha System. Het grote voordeel hiervan is dat dankzij het Omaha System het gebruik van dezelfde taal onder alle zorgverleners wordt gestimuleerd. Informatie over de zorg is op deze manier eenvoudig met elkaar uit te wisselen. De resultaten van het eigen team en van andere teams worden overzichtelijk getoond in Puur Teaminzicht. Zo kun je ze gemakkelijk bekijken en vergelijken. Waar blinkt team B in uit? Wat kan ik van hen leren?

“Ieder zelforganiserend team werkt nu met een set heldere kaders, zoals bijvoorbeeld de productiviteit van het team, of de cliënttevredenheid. Die helpen het team kwalitatieve zorg te leveren en om bij te sturen wanneer dat nodig is. Puur Teaminzicht stimuleert het onderling uitwisselen van kennis en laat teams optimaal zelfsturend werken. Inmiddels zijn alle 26 teams live.”

Hoe ging de rolverdeling hierin?

“Dat ging eigenlijk heel natuurlijk. Met name het zelfroosteren heeft grote voordelen.”

Een voorbeeld: “We hebben ook een aantal nachtdiensten die we moeten bezetten en veel verzorgenden draaien die diensten liever niet. Vroeger bepaalde de planner wie de nachtdiensten moest draaien in een soort rotatierooster, wat vaak tot onvrede en discussies leidde. Nu hebben ze dit in het team zelf besproken en opgelost.
We kwamen er achter dat twee van onze collega’s juist heel graag de nachtdienst willen draaien en daar hebben we ons rooster nu op aangepast. Zij draaien nu de meeste nachtdiensten en de ene nacht die overblijft, die draaien ze om beurten. Omdat ze dit met het hele team samen hebben besloten, staat ook iedereen hierachter en dat voelt veel fijner.”

Hoe zijn de reacties die jullie krijgen?

“Heel enthousiast! Puur is zoveel makkelijker in het gebruik. We merken echt dat onze zorgverleners daar de vruchten van plukken. Omdat het Omaha System het gebruik van dezelfde taal onder de zorgverleners stimuleert, is het nu ook veel eenvoudiger om informatie over de zorg met elkaar uit te wisselen. Dat is echt één van de grootste voordelen. En, dat wat ze nu ‘moeten’ vastleggen, willen ze ook graag vastleggen. Het is namelijk belangrijke informatie die jou en je collega’s helpt in je werk. Het is geen onnodige ballast meer.”

“Ook zien we door het werken in zelforganiserende teams dat de eigenverantwoordelijkheid van onze zorgverleners groeit. Vroeger werd er nog veel aan de ‘achterkant’ besloten zonder dat zij daar zelf invloed op hadden. Nu wordt er echt meer initiatief van de verzorgenden gevraagd en daar komen heel veel positieve reacties op. Ze komen nu ook zelf met ideeën om nog meer met Puur te gaan doen, zoals het melden van incidenten. Daar zijn we onlangs dan ook mee gestart.”

“Sinds Puur werken we niet meer met papieren mappen en routes, alles is nu digitaal. En dat werkt echt veel fijner.

Vroeger lagen de routes ’s ochtend uitgeprint op tafel en pakte elke wijkverzorgende gewoon een route en ging op pad. Dat was voor de continuïteit van de zorgverlening nog weleens lastig. Veel cliënten vinden het erg fijn om dezelfde verzorgende langs te krijgen. Puur geeft het team dit inzicht en dat zorgt er mede voor dat ze hier bij het maken van de routes bewust rekening mee houden. En het leuke is, dat de cliënt de planning nu ook zelf kan zien via Puur van jou, het cliëntportaal van Puur.”

Ook al zijn we pas kortgeleden live gegaan met Puur, je kunt nu al zien dat dingen echt verbeterd zijn.

Wat zou je advies zijn aan organisaties die ook op zoek gaan naar een nieuw ECD?

“Laat degenen die er uiteindelijk dagelijks in de praktijk mee moeten werken beslissen! Als je doel is om de kwaliteit van zorg weer op de eerste plaats te zetten, dan moeten de zorgverleners in dit proces meegenomen worden. Hun input is daarbij heel waardevol.”

Geplaatst op: 14 mrt 2018

© 2017 Copyright, All rights reserved

Made by Grphx & Webrr