“Voor al onze ideeën, vragen en verbeterpunten, was altijd tijd.”

Simone en Monique van Buurtzorg hebben mee ontwikkeld aan de nieuwe planning

In maart 2018 hebben we onze nieuwe planning bij Buurtzorg uitgerold. Binnen twee weken zijn nagenoeg alle 960 teams over gegaan, zelfs teams die nog geen gebruik maakten van de digitale planning en tot dan toe met Excel of op papier planden. Niemand dwingt ze, ze willen zelf graag over.

In een livestream besteedden we nog eens extra aandacht aan de nieuwe planning, gaan in op de overstap en het hoe, wat en waarom van de planning, met op het hoogtepunt meer dan 600 kijkers. Simone en Monique, beiden als ziekenverzorgende in de wijk werkzaam bij Buurtzorg waren hierbij aanwezig. Zij zijn vanaf het begin af aan nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de nieuwe planning en vertellen over hun ervaringen.

Hoe zijn jullie bij dit project betrokken geraakt?

´Er stond een oproep op het communicatieplein, waarin medewerkers opgeroepen werden die het leuk zouden vinden om te helpen bij de ontwikkeling van de Puur Planning’’ zegt Monique. ‘’Mij sprak dat wel erg aan, omdat ik alles wat met computers te maken heeft erg leuk vind. En als ik dan mag meedenken vanuit de werkvloer word ik meteen enthousiast!

Ik heb toen contact opgenomen en kwam er al vrij snel achter dat het best wel veel tijd zou gaan kosten. Dus ik vond het heel fijn toen Simone besloot ook aan te sluiten. Het is wel fijn dat je een collega hebt waar je goed mee over weg kan om mee te brainstormen, en dat kon gelukkig. “

Wij merkten dat wij twee heel enthousiast waren en bij alle vergaderingen aansloten, en dat heeft er ook voor gezorgd dat wij als eersten mochten testen. Het testen is in een later stadium uitgerold naar twintig teams volgens mij. Maar bij ons is het begonnen.”

“We zijn het hele land door geweest”, zegt Simone. “We hebben verschillende teams bezocht, zijn een keer bij Amstelring geweest en we waren bij de overleggen via Skype met het ontwikkelteam in India.”

Dat moet een bijzondere ervaring geweest zijn.

“Ja, zeker toen ze ook bij ons kwamen kijken. Ze zijn met ons mee geweest om te kijken hoe wij in de wijk werkten met de laptop en de iPad. Ze wilden weten wat wél en niet werkte om een beter begrip te krijgen van wat wij wilden hebben.”

‘’En het was fijn dat Ecare echt naar ons geluisterd heeft”, aldus Monique. “Als je met goede argumenten komt en dit kan onderbouwen, dan willen ze ook iets aanpassen. En als iets niet kan, komen zij met argumenten. Bijvoorbeeld: ‘Luister, dit werkt niet, dus we kiezen ervoor om het niet te doen’. Want er zijn ook dingen geweest waarvan we dachten ‘kan dat niet anders?’ of ‘moet dat nou zo?’. Niet alles was altijd meteen even logisch. ‘’

Simone voegt daar een voorbeeld aan toe: ‘In de vorige planning kon ik als ik wilde plannen voor de volgende week, de planning van de vorige week als basis gebruiken, want die stond al klaar. Dus ik hoefde alleen maar dingen te veranderen. Nu moeten we elke dag importeren, eigenlijk veel omslachtiger zou je denken. En daar hebben we ook wat van gezegd.

Maar Ecare legde ons uit dat er op de oude manier ook heel veel fouten meegenomen werden naar de volgende weekplanning. Heel foutgevoelig dus. Toen ik dat zag, was ik al heel snel overstag.’’

“Heel veel mensen zien dat niet”, zegt Monique. “Die denken; ‘dat oude systeem was toch goed? Waarom moet het nu opeens anders? Maar als je dan in zo’n project meekrijgt wat er op de achtergrond allemaal meespeelt en ziet wat er allemaal achter zit, dan is het een ander verhaal.”

De nieuwe planning lijkt wel erg op wat we hadden. Er komen veel dingen overeen. Alleen zijn er veel dingen makkelijker gemaakt. Je hoeft niet meer te switchen van pagina, je kunt meteen aanvinken, registreren, etc. Dat is gewoon heel handig.”

En hoe gaat het plannen nu?

Simone graaft diep in haar geheugen: ‘’Het voelt alweer zolang geleden, haha! Het plannen op zich gaat makkelijker vind ik. We werken nu met plankaartjes die ik in de route kan schuiven. Monique vult aan: ‘’Je kunt nu ook gelijk de tijden aanpassen als je langer of korter bij iemand geweest bent. Aan het eind van je route is alles gelijk klaar en je sluist het door.’’

Hoe werkte dat vroeger dan?

Simone licht toe: ‘’Voorheen kon dat niet meteen. Als je bijvoorbeeld een kwartiertje langer bij meneer Jansen was geweest, moest je alles handmatig aanpassen om je planning weer kloppend te krijgen. Maar dat deed ik dus niet, ik plakte er aan het eind van de route een kwartiertje meneer Jansen bij. ‘’Terwijl dat qua tijd niet klopte.’’ voegt Monique toe. Simone: ‘’Nee, qua tijd klopte het niet. Dus dit is beter en gewoon super prettig. Dat scheelt heel veel tijd.’’

Hoe denken andere teams over Puur Planning?

“We hebben pas een module ‘dementie’ gedaan”, vertelt Simone. “En toen kwamen wat verschillende teams bij elkaar. Één team werkte nog echt met een Excel bestandje, best wel ouderwets. Dus wij lieten enthousiast zien hoe wij nu werken. Daar kwamen we over in gesprek en ze denken erover na om te switchen. We hebben ons nummer bij ze achter gelaten.”

‘’Echt ouderwets. Maar je moet de nieuwe planning ook echt zien. Want die mensen zeiden ook: ‘Zoals wij nu plannen hebben we nooit problemen’. Maar dan laat je het zien en dan hoor je ze opeens zeggen: ‘Oh moet je eens kijken zeg! Dat is handig.’

Jullie hebben ook nog een livestream gedaan voor collega’s om te informeren en vragen te beantwoorden. Hoe was dat?

De dames beginnen spontaan beiden te lachen. ‘’Verschrikkelijk.’’ opent Monique. ‘’Ik heb me toch gelachen. Ik zeg de hele tijd ‘ehm’ en rammel de hele tijd met mijn sleutels. Als ik dat nu terugkijk, schaam ik me kapot! ‘’ Simone stemt lachend in: ‘’Ik ook, ik schaamde me dood. Ik hoorde opeens mijn eigen dialect heel sterk! Maar ik vond het wel heel leuk om te doen.’’

Ik word sindsdien wel herkend, lacht Monique. Bij het buurtzorgcongres. Toen hadden we pauze en komt er iemand op mij af: ‘Hey – Monique Steetzel!’. Die had mij tijdens de livestream gezien. ‘’Ja, dat was heel leuk’’ bevestigd Simone.

Hoe hebben jullie de samenwerking met Ecare ervaren?

“De samenwerking met Ecare was super! Voor alles wat we dachten, vroegen of waar we verbeterpunten zagen, was altijd tijd. Zelf hebben we een aantal keer aangegeven dat wij ons wel een beetje zeurderig voelen. “Jullie zijn er druk mee, en wij hebben alleen maar klachten.” Maar dan zei Ecare: ‘dat zijn geen klachten, wij willen juist dat jullie dingen aangeven die jullie tegenkomen’. Dat was gewoon heel prettig. We hebben echt fijn samengewerkt.’’

Geplaatst op: 25 jun 2018

© 2017 Copyright, All rights reserved

Made by Grphx & Webrr