Stap 2: Breng behoeften van je zorgorganisatie in kaart
Lange tijd was softwareselectie het domein van de ict-afdeling. Zij had verstand van computers en software dus wist wat goed is voor de organisatie, zo was de gedachte. Maar eenmaal live kwamen de nukken van het systeem aan het voetlicht. Wist je dat het niet betrekken van gebruikers in het begin van een selectietraject een veelvoorkomende oorzaak van een foutieve keuze voor een systeem? Inmiddels waait in steeds meer zorginstellingen een andere wind. Het zijn de zorgprofessionals en de ondersteunende afdelingen die ermee gaan werken, gestuurd voor het bestuur en management. Laat de eindgebruikers daarom zelf hun behoeftes in kaart brengen. Stel een projectteam samen met een aantal verschillende disciplines erin en laat ze onderzoeken wat ze willen. Waar lopen collega’s tegenaan in hun werk, wat blokkeert hen, wat kan beter, wat moet anders? Schrijf het op, het helpt je bij de selectie.
Tip: Kies een systeem dat dicht bij de visie van je organisatie staat. Werken jullie in zelforganiserende teams waarbij de regie bij de zorgprofessional ligt? Is je zorgorganisatie klassiek hiërarchisch ingericht, maar wil je veranderen? Of stel je administratieve processen centraal? Stem je keuze daarop af. Daarnaast kies je tussen een geïntegreerde oplossing voor zowel zorg- als administratieve processen of losse systemen. Door gebruikers te vragen naar de behoeftes en de visie van je organisatie centraal te stellen, merk je dat het kiezen van de juiste keuze voor software voor je zorginstelling eenvoudiger is, dan wanneer je je laat leiden door functies van systemen.