ZorgAccent onderzoekt effect van spraakgestuurd rapporteren in de woonzorg

In eerste instantie werd het spraakgestuurd rapporteren geïntroduceerd in de Wijkzorg. Ina Kerkdijk, directeur Woonzorg: “Dat wekte uiteraard de nieuwsgierigheid binnen de Woonzorg en er kwamen vragen of het ook daar toegepast kon worden. Daar hebben we vervolgens toe besloten. Wanneer zorgprofessionals zelf aangegeven dat dit de werkdruk vermindert en de rapportages verbetert, dan gaan we dat gewoon doen.”

De oplossing past goed in de visie van ZorgAccent. “We zijn met elkaar op weg naar de toekomst, en weten allemaal dat de ouderenzorg voor heel wat uitdagingen staat de komende jaren”, aldus Ina. “Om met elkaar slimmer en beter te worden, is de inzet van technologie een belangrijke ontwikkeling. Alles wat de werkdruk vermindert en de kwaliteit van zorg verhoogt, juichen we toe.”

Een essentiële factor bij spraakgestuurd rapporteren in de intramurale setting bleek het kiezen van de juiste momenten en locaties. Zorgprofessionals gaven aan het prettig te vinden om tijdens de avond- en nachtdienst in de huiskamer te rapporteren. Ook de kamer van de cliënt, de teampost of het voorraadhok zijn goede locaties. Op deze plekken is het over het algemeen wat rustiger en zijn er minder afleidingen, waardoor zorgprofessionals zich goed konden concentreren op het rapporteren.

Minder geschikte plekken bleken drukke momenten in de huiskamer gedurende de dagdienst, of in de gangen. Deze locaties brengen een aanzienlijke hoeveelheid afleiding en achtergrondgeluid met zich mee, wat de opnamekwaliteit van de rapportages kan verstoren. Privacyoverwegingen spelen hier ook een rol. Je wilt niet dat vertrouwelijke informatie per ongeluk wordt gehoord door anderen.

Daarnaast is het belangrijk op te merken dat spraakgestuurd rapporteren niet in alle gevallen mogelijk is, bijvoorbeeld bij cliënten in een vergevorderd stadium van dementie.

Een belangrijk voordeel van spraakgestuurd rapporteren is de significante verbetering in de kwaliteit van de rapportages. Uit de bevindingen van de introductieperiode is gebleken dat ingesproken rapportages maar liefst 18% minder spelfouten bevatten in vergelijking met geschreven rapportages. Bovendien zijn afkortingen vrijwel niet aanwezig in gesproken rapportages, wat de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de rapportages ten goede komt.

De verbeterde kwaliteit van de rapportages heeft niet alleen invloed op de leesbaarheid maar kan ook zorgprofessionals helpen bij het overwinnen van eventuele onzekerheden over de kwaliteit van hun rapportages. De druk op het schrijven van een goede rapportage is groter dan ooit, zeker nu cliënten en hun omgeving ook mee kunnen lezen. Door het verminderen van de taal- en spelfouten, kunnen zorgprofessionals zelfverzekerder rapporteren.

Het rapporteren in het bijzijn van de cliënt is een dynamisch proces dat varieert afhankelijk van de situatie en de behoeften van de cliënt. ZorgAccent streeft ernaar om daar waar het mogelijk is samen met de cliënt te rapporteren. Anja Vrielink, Inhoudelijk Coach: “In het verzorgingshuis was een bewoner die aangaf dat ze het heel fijn vond dat er gerapporteerd wordt waar ze bij is. Zo weet ze meteen of het goed genoteerd is. Voor deze cliënt is dat heel waardevol, omdat ze zelf graag de regie houdt.”

Bij cliënten met dementie hebben zorgprofessionals ontdekt dat het soms prettiger is om de rapportages in te spreken terwijl de cliënt bijvoorbeeld bezig is in de kamer of onderweg is naar de huiskamer. Voor andere cliënten kan het juist handig zijn om direct na het contactmoment in het bijzijn van de cliënt te rapporteren “Op de PG-afdeling kwam een leuke reactie van een bewoner. Die vroeg na het inspreken door de verzorgende: ‘Praat je over mij?’, waarna ze moest lachen. Voor de PG-cliënt is het waardevol, omdat het ook een vorm van persoonlijke aandacht is.”

Hoewel spraakgestuurd rapporteren in het begin enige gewenning vereist, blijkt het op de langere termijn aanzienlijke tijdsbesparingen op te leveren. Vooral bij het opstellen van langere stukken tekst komt deze efficiëntie duidelijk naar voren.

Zorgprofessionals merken op dat, nadat ze het onder de knie hebben, het inspreken van rapportages sneller gaat dan het traditionele typen: “Als je de bijzonderheden inspreekt, maak je kortere en bondiger rapportages dan wanneer je typt. En door gelijk te rapporteren betrek je niet alleen de bewoner, maar ben je ook gelijk klaar en hoef je niet alles te onthouden. Dat scheelt ook weer tijd.”

Bovendien ervaren zorgprofessionals met dyslexie een aanzienlijke tijdsbesparing en hoeven hun collega’s hun rapportages niet of nauwelijks meer na te lezen.

Uit de resultaten blijkt dat spraakgestuurd rapporteren een waardevolle toevoeging kan zijn voor de woonzorg van ZorgAccent. Ina: “De samenwerking was goed. We hebben mogen ervaren dat Attendi het spraakgestuurd rapporteren goed heeft doorontwikkeld, maar tijdens de bijeenkomsten en training hebben ze ook goed geluisterd naar de gebruikers en die feedback verwerkt in de oplossing.”

De bevindingen uit de introductieperiode laten zien dat de kwaliteit van de rapportages verbetert door de afname van het aantal spelfouten en afkortingen. Daarnaast is het rapportageproces door spraakgestuurd te rapporteren niet alleen efficiënter geworden, maar ook interactiever door direct in het bijzijn van de cliënt – waarbij dat mogelijk is – te rapporteren.