Bestellen, vastleggen en delen: hoe de koppeling tussen PUUR. en SUP rust brengt in het zorgproces

Wondmateriaal, incontinentiemateriaal, hulpmiddelen of zorgtechnologie: zorgprofessionals hebben ze nodig om hun werk goed te kunnen doen. Alleen vraagt het bestellen ervan in de praktijk vaak meer tijd en aandacht dan je zou willen. Gegevens moeten worden opgezocht, opnieuw ingevoerd of gecontroleerd. Bestellingen lopen via verschillende routes. En achteraf moet ook nog duidelijk zijn wat er is besteld, voor wie, door wie en waarom.

Dat lijkt misschien administratief, maar het raakt direct aan de zorg. Want iedere extra handeling vraagt tijd. Iedere fout of onduidelijkheid zorgt voor herstelwerk. En iedere versnipperde bestelroute maakt het lastiger om overzicht te houden.

Daarom werken Ecare en SUP samen om het bestelproces beter te laten aansluiten op het zorgproces. Dankzij de koppeling komt informatie over bestellingen automatisch terug in PUUR. Zo blijft het cliëntdossier actueel, hoeven zorgprofessionals minder handmatig vast te leggen en sluiten bestellen en dossiervoering beter op elkaar aan.

In veel zorgorganisaties zijn het elektronisch cliëntendossier en bestelprocessen historisch los van elkaar ontstaan. Het dossier ondersteunt het zorgproces, terwijl bestellen vaak via een apart platform of andere route verloopt. In de dagelijkse praktijk zorgt dit al snel voor dubbel werk.

Een zorgprofessional legt informatie vast in het dossier, heeft vervolgens dezelfde of vergelijkbare gegevens nodig voor een bestelling en moet daarna zorgen dat de bestelling ook weer terug te vinden is in de rapportage. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.

Met de koppeling tussen PUUR. en SUP wordt dat proces eenvoudiger. Vanuit het zorgdossier in PUUR. kan de gebruiker rechtstreeks doorklikken naar het bestelplatform van SUP. Zonder extra inloggen. Gegevens die al bekend zijn in PUUR. worden automatisch meegenomen, zodat overtypen niet nodig is.

Na het plaatsen van een bestelling komt de relevante informatie automatisch terug in de PUUR. zorgmessenger. Ook is het mogelijk om bestellingen automatisch vast te leggen in de rapportage. Zo blijft de informatie rondom bestellingen beschikbaar voor collega's en hoeven zorgprofessionals minder handmatig vast te leggen.

Het resultaat is een proces dat beter aansluit op hoe zorgprofessionals werken: vanuit de cliënt, vanuit het dossier en met zo min mogelijk losse stappen.

Administratieve lasten ontstaan vaak door de optelsom van kleine handelingen die steeds terugkomen. Even gegevens controleren, opnieuw invullen of navragen of iets al besteld is. Of zoeken waar een bestelling staat, vastleggen wat er is gedaan en de informatie doorgeven aan de collega's die de declaratie afhandelen.

Voor één cliënt lijkt dat misschien beperkt. Voor een team, locatie of hele organisatie telt het al snel op.

De koppeling tussen PUUR. en SUP maakt juist deze dagelijkse handelingen een stuk eenvoudiger. Gegevens hoeven minder vaak handmatig ingevoerd te worden en bestelinformatie komt automatisch terug in het dossier. Ook kan relevante informatie automatisch worden doorgestuurd naar een serviceteam, zodat collega's de declaraties verder kunnen afhandelen zonder gegevens opnieuw te hoeven verzamelen of overnemen.

Dat scheelt administratief werk voor zowel zorgprofessionals als ondersteunende collega's. Zorgprofessionals hoeven minder tussen systemen te schakelen, houden meer overzicht tijdens hun dienst en kunnen zich richten op de zorg voor cliënten.

Ook voor de organisatie ontstaat meer grip. Bestellingen zijn eenvoudiger terug te vinden en je krijgt beter inzicht in wie wat heeft besteld en waar producten zijn ingezet. Daarmee wordt het makkelijker om het bestel- en declaratieproces te volgen en te sturen op gebruik en kwaliteit.

Een belangrijk onderdeel van de koppeling is de aansluiting met het PUUR. wonddossier. Wondzorg vraagt om zorgvuldigheid. De juiste materialen moeten beschikbaar zijn, informatie moet kloppen en het moet duidelijk zijn wat er is ingezet in de behandeling.

Wanneer bestellen en dossierinformatie los van elkaar staan, ontstaat extra werk. De zorgprofessional moet informatie uit het dossier gebruiken in het bestelproces en daarna opnieuw vastleggen wat er besteld is. Dat is precies het soort dubbel werk dat in drukke zorgprocessen veel energie kost.

Door SUP slim te koppelen met het wonddossier in PUUR. wordt dit proces logischer. Relevante informatie kan worden meegenomen in het bestelproces en de bestelling komt terug in de rapportage. Zo blijft de verbinding tussen behandeling, bestelling en dossiervoering beter geborgd.

Dat helpt niet alleen de zorgprofessional, maar ook collega’s die later het dossier openen. Zij zien wat er is gedaan en welke materialen zijn ingezet. Dat draagt bij aan continuïteit, overdracht en kwaliteit van zorg.

Veel organisaties werken met verschillende leveranciers, productgroepen en bestelafspraken. Daardoor kunnen bestelroutes per team, locatie of productcategorie verschillen. Dat is in de praktijk vaak historisch zo gegroeid. Toch maakt die diversiteit het lastig om één duidelijke werkwijze te hanteren.

SUP brengt zorgproducten samen op één bestelplatform. Organisaties kunnen zelf bepalen welke productcategorieën ze gebruiken en wie binnen de organisatie bestellingen mag doen. Ook de inrichting van modules, autorisaties, leveranciers, merken en producten kan worden afgestemd op hoe de organisatie werkt.

Dat is belangrijk, want eenvoud betekent niet dat iedere organisatie hetzelfde moet werken. Het betekent vooral dat de werkwijze helder, herkenbaar en goed te beheren is.

Voor zorgprofessionals betekent dit minder zoeken naar de juiste route. Voor functioneel beheer en management betekent het meer overzicht en betere stuurinformatie. En voor de organisatie als geheel ontstaat een werkwijze die minder afhankelijk is van losse afspraken of persoonlijke kennis.

De kern van de koppeling is eenvoudig: gegevens die al bekend zijn, hoef je niet opnieuw in te voeren. Bestellingen die geplaatst zijn, hoef je niet handmatig over te nemen in het dossier. En informatie die relevant is voor collega’s, moet makkelijk terug te vinden zijn.

Dat klinkt praktisch, en dat is het ook. Juist daardoor heeft het impact.

Want tijdswinst in de zorg zit vaak in het verminderen van kleine, herhaalde handelingen. Niet ieder proces vraagt om een grote verandering. Soms ontstaat ruimte doordat systemen beter samenwerken en het dagelijkse werk net iets soepeler verloopt.

Voor zorgprofessionals betekent dat minder administratie rondom bestellen. Voor cliënten betekent het dat benodigde materialen sneller en zorgvuldiger geregeld kunnen worden. En voor organisaties betekent het meer grip op processen die anders snel versnipperen.

Een koppeling heeft pas waarde wanneer deze ook goed landt in de organisatie. Daarom bestaat de implementatie uit meer dan alleen de technische aansluiting.

Natuurlijk moet de koppeling tussen PUUR. en SUP technisch goed worden ingericht. Tegelijkertijd vraagt het ook om praktische keuzes. Welke modules gebruikt de organisatie? Wie mag bestellen? Welke productcategorieën worden actief ingezet? Welke leveranciers en merken horen daarbij? En hoe worden gebruikers goed meegenomen in de nieuwe werkwijze?

De aansluiting is zo ingericht dat organisaties veel zelfstandig kunnen doorlopen aan de hand van handleidingen en hulpdocumenten. SUP ondersteunt bij de inrichting, terwijl Ecare aan de kant van PUUR. meedenkt over de koppeling en de toepassing in het zorgproces.

Daarnaast zijn communicatie-materialen, support en handleidingen beschikbaar om gebruikers op weg te helpen. Zo blijft de implementatie overzichtelijk en hoeft een organisatie niet vanaf nul uit te zoeken wat er nodig is.

Afhankelijk van besluitvorming, contractafhandeling en beschikbare capaciteit kan livegang doorgaans binnen enkele weken plaatsvinden. Daarmee is de stap naar slimmer bestellen relatief overzichtelijk, zeker wanneer de organisatie vooraf helder heeft welke processen en gebruikersgroepen als eerste starten.

Een belangrijk voordeel van SUP is dat het platform doorontwikkelt met input vanuit de zorg. VVT-organisaties zijn betrokken als aandeelhouder, waardoor verbeteringen worden gericht op plekken waar in de praktijk nog tijdwinst en procesverbetering mogelijk zijn.

Ook richting de toekomst liggen er verschillende ontwikkelingen op de roadmap. Denk aan verdere integratie tussen SUP, PUUR. en het behandeldossier van Gerimedica Ysis. Ook wordt gewerkt aan uitbreiding van leveranciers, waaronder plaatselijke leveranciers op basis van postcodegebied.

Daarnaast kijkt SUP naar nieuwe modules, zoals personenalarmering, woningtoegang en zorgtechnologie. Ook ontstaat er ruimte voor aanvullende ondersteuning via SUP plus, bijvoorbeeld met dashboards, beslisondersteuning in samenwerking met PUUR. en één helpdesk voor vragen.

Dat past bij een bredere ontwikkeling in de zorg: systemen moeten niet alleen losse taken ondersteunen, maar steeds beter samenwerken rondom het zorgproces. Want hoe beter informatie en processen op elkaar aansluiten, hoe minder tijd verloren gaat aan regelen, zoeken en corrigeren.

De koppeling tussen PUUR. en SUP laat zien hoe samenwerking tussen systemen concreet verschil kan maken. Niet door technologie groter te maken dan nodig, maar door een praktisch proces slimmer in te richten.

Bestellen begint dan niet in een apart proces naast de zorg, maar vanuit het dossier waar de zorgprofessional toch al werkt. Informatie beweegt mee, rapportage wordt automatisch bijgewerkt en de organisatie krijgt meer inzicht in wat er gebeurt.

Daarmee raakt deze integratie aan een groter thema: samenhang in het digitale landschap.

Wanneer systemen los van elkaar blijven werken, ontstaat versnippering. Wanneer ze logisch op elkaar aansluiten, ontstaat rust. Voor medewerkers, voor beheer en voor de organisatie als geheel.

Wil je verkennen hoe jouw organisatie het bestelproces slimmer kan inrichten met PUUR. en SUP? We denken graag met je mee.