De 13.000 medewerkers van Buurtzorg e-mailen nu super veilig via Zivver, dat als add-on is geïntegreerd in Gmail. Ecare heeft de implementatie gedaan en verzorgt de support.
Buurtzorg zocht een manier om veilig en tegelijkertijd gebruiksvriendelijk te e-mailen. Dit ook in verband met de AVG. Die schrijft voor dat een organisatie e-mailmaatregelen moet treffen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de informatie.
Gemiddeld versturen medewerkers van Buurtzorg zo’n 6.000 mails per dag. Daartussen zitten ook veel berichten aan zorgverleners in het netwerk van de cliënt zoals huisartsen, ziekenhuizen, diëtisten, fysiotherapeuten. Die berichten bevatten vaak privacygevoelige gegevens. Om gegevensveiligheid te waarborgen, heeft Buurtzorg gekozen voor Zivver. Dat is software die veilig berichten versturen via bestaande e-mailprogramma’s mogelijk maakt zonder dat je als afzender daar veel extra handelingen voor moet doen.
Zivver herkent privacygevoelige gegevens in een te verzenden e-mail: in de tekst maar ook in bijlagen. De verzender krijgt een signaal en de vraag om het bericht te beveiligen. “De verificatiecode om het bericht mee te openen, krijgt de ontvanger in een aparte e-mail”, zegt Daniëlle Gérard, projectleider vanuit Buurtzorg Nederland. "Na verificatie kan de ontvanger de e-mail en de eventuele bijlage(n) lezen."
“Zo voorkomt Buurtzorg dat ze de controle over de informatie verliest”, zegt Henk-Jan Zweers van Ecare die de implementatie heeft gedaan. “Het mooie is dat de afzender de e-mail versleuteld kan beantwoorden. Het is niet nodig om klant te zijn bij Zivver. Hiermee onderscheidt het bedrijf zich ten opzichte van de concurrentie.”
De afzender kan de e-mail plus bijlagen ook terugtrekken, ontoegankelijk te maken na een bepaalde periode en ook weer beschikbaar stellen. Daniëlle: "Onze personeelsadministratie maakt Gmail-accounts aan voor nieuwe medewerkers. Ecare heeft een sync-tool gemaakt om hieraan automatisch een Zivver-account te koppelen. De accounts worden verwijderd wanneer iemand uit dienst gaat."
Buurtzorgmedewerkers zijn geïnformeerd via een bericht op het intranet 'Communicatieplein'. Op maandag 28 september is veilig mailen met succes ingevoerd. Mocht er nog aanleiding voor zijn, dan verstrekt Daniëlle extra instructies aan medewerkers. "De teams en medewerkers die erop zaten te wachten en Zivver al in de webversie gebruikten, zijn er erg blij mee", besluit ze
Buurtzorg is voor Zivver de eerste klant die werkt met Gmail. Het bedrijf had al een integratie met Microsoft Outlook.
Wil je ook veiliger mailen binnen jouw zorgorganisatie? Stuur Henk-Jan een mailtje en hij helpt je op weg.
