In 6 stappen naar de juiste ICT keuze voor jouw organisatie
Hoe kies je de juiste ICT voor de zorg
- Neem zorgvisie als basis voor ICT in de zorg
Neem de visie van je zorgorganisatie als uitgangspunt, daar staan als de medewerkers achter, als het goed is. In de visie is beschreven waar je als zorgorganisatie voor staat of voor wil staan. Bijvoorbeeld: zorgverleners het vertrouwen geven dat ze op basis van hun kennis en kunde goede beslissingen nemen. Dat ze niet voor bij hun manager aankloppen.
- Richt je organisatiestructuur in
Na het formuleren van de visie richt je de organisatiestructuur in om vervolgens passende ICT-oplossingen erbij te zoeken. Veel zorgorganisaties voegen losse ondersteunende afdelingen samen tot ondersteunende dienst of service teams. Die zijn het aanspreekpunt voor financiën, ICT, kwaliteit, opleiding en personeelszaken richting zorgverleners. Zorgteams krijgen daardoor ruimte zelfstandig hun dagelijkse werk aan te passen aan de behoefte van cliënten. Voor de ICT betekent dit dat beheertaken zoveel mogelijk naar de achtergrond verdwijnen. Niet meer zelf servers en software onderhouden, maar zorgen dat alle medewerkers soepel met ICT-middelen aan de slag kunnen, waar ze ook zijn.
- Inventariseer huidige ICT-landschap
Bekijk per applicatie of ze de visie en nieuwe organisatiestructuur ondersteunen. Is een applicatie niet nodig, stop er dan mee. Veel zorgorganisaties hebben software aangeschaft die niet meer wordt gebruikt maar waarvoor wel kosten worden gemaakt. Daarnaast overlappen veel programma’s in functies. Door hier kritisch naar te kijken, verminderen de lappendeken aan applicaties, de beheerslast en de kosten. Betrek ook gebruikers bij deze stap. Het is juist nu extra belangrijk dat IT’ers begrijpen hoe de processen in de zorg werken, want alleen ICT die zorgprofessionals ondersteund, wordt goed gebruikt en helpt de zorg verder.
- Betrek gebruikers vanaf het begin
ICT in de zorg kan pas echt succesvol zijn als de zorgverleners er waarde in zien. Bij ICT-investeringen die van boven zijn opgelegd, is het rendement laag. Zorgverleners vinden dat ze te weinig gehoord worden en krijgen daardoor te maken met systemen die hen niet of onvoldoende ondersteunen. De ingebruikname van een ECD, portaal of het veranderen naar de cloud, die worden er vaak doorgedrukt. De eindgebruiker krijgt pas met de nieuwe systemen te maken als ze bijna live gaan. Dan is het eigenlijk al gedoemd te mislukken, want als zorgmedewerkers niet worden dan is de bereidheid om met het nieuwe systeem aan de slag te gaan bijzonder klein. Bij succesvolle verandertrajecten zijn eindgebruikers vanaf het betrokken geweest.
- Kies voor de cloud
Het vergt veel hoge investeringen om een veilige, flexibele en betrouwbare ICT-omgeving op eigen lokale servers te realiseren. Kies daarom voor cloudsoftware voor een toekomstgerichte keuze. Daarbij neem je de software als dienst af en betaalt voor het gebruik. Onderhoud en beheer verzorgt de leverancier. Overigens neemt 86% van de zorgorganisaties al cloudsoftware af en 40% heeft een ECD dat in de cloud draait (bron: Outsourcing van IT in de Zorg, 2019). Dit is nu nog vooral in een private cloud omgeving, maar de hybrid cloud wint aan populariteit. Steeds meer applicaties draaien in de public cloud, maar bedrijfskritische software als het ECD is in een private cloud geïnstalleerd. Het is de verwachting dat de publieke cloud aan populariteit wint naarmate steeds meer bedrijfskritische systemen als ECD's daarin draaien. In publieke clouds komen steeds meer technische mogelijkheden om software op een veilige manier samen te laten werken. Bovendien is het nog eenvoudig om op- en af te schalen. Je betaalt daardoor naar gebruik dus voorkomt onnodige kosten.
- Train gebruikers in de nieuwe software
Maak iemand vrij met kennis van computers die medewerkers wegwijs maakt in de nieuwe ICT. Die persoon krijgt dan trainingen van de leverancier(s) van de nieuwe ICT-toepassingen. Laat medewerkers op in het begin op luchtige wijze kennismaken met de nieuwe software en hardware. Bijvoorbeeld onder het genot van een hapje en een drankje maar ook een grap gebeurde dit. Informeer iedereen via e-mailnieuwsbrieven, intranet en/of posters over de voortgang en wat er van hen wordt verwacht, denk aan het opschonen van bestanden. Geef trainingen maar inventariseer wel van te voren de computervaardigheid van de deelnemers. Stuur mensen met computervaardigheden samen met hun minder digitaal behendige collega’s de training in zodat die hen kunnen helpen. Persoonlijke aandacht is cruciaal bij een brede acceptatie.
Business model canvas als leidraad voor je ICT strategie
Implementeer je veranderingen met behulp van bovenstaand 6-stappenplan en Business model canvas voor je organisatie. Het Business model canvas is een heel handige en overzichtelijke leidraad voor het vormgeven van jullie ICT-strategie. Download het canvas hieronder, geheel gratis en vrijblijvend.