Accolade Zorg over de transitie naar de cloud

"Medewerkers direct betrekken bij de ict-verandering leidt tot soepele overstap"

Accolade Zorg verleent vanuit zes locaties in Utrecht, Zuid Holland en Drenthe (thuis)zorg en dagbesteding aan ouderen en mensen met een niet-aangeboren hersenletsel. Accolade biedt een plek waar het goed wonen is en waar iedere dag – ondanks vaak moeilijke omstandigheden – toch een fijne dag is. Wil ze dit blijven waarmaken, dan is de beschikbaarheid van IT-hulpmiddelen voor iedereen steeds belangrijker. Daarom heeft de zorgorganisatie haar ict verhuisd naar de cloud. Lees de over de aanpak.

Van beheer- naar regieorganisatie

De hoofdreden om naar de cloud te gaan was dat Accolade Zorg een eigen serverpark niet vindt passen bij de huidige stand van de techniek. “Het vergt veel hoge investeringen om een veilige, flexibele en betrouwbare ict-omgeving op eigen lokale servers te realiseren”, zegt Harry van Dijk, ICT-adviseur bij Accolade Zorg. “De beëindiging van de ondersteuning op de servers waarop de ict draaide, leidde ertoe dat er snel een alternatief moest komen. Accolade wilde van een beheer- naar een regieorganisatie. Niet meer zelf servers en software onderhouden, maar zorgen dat alle medewerkers soepel met IT-middelen aan de slag kunnen, waar ze ook zijn.

Veel voor weinig

Op sommige woongroepen was er één pc aanwezig om de zorg te registreren. De zorgregistratie kostte daardoor veel tijd. Na een zorgvuldige afweging is gekozen om afscheid te nemen van het eigen serverpark en de IT vanuit de cloud af te nemen. We hebben gekozen voor de Google Cloud en de kantoorsoftware Google Workspace, omdat die combinatie flink goedkoper is dan het alternatief van Microsoft, geeft Harry aan. “Je krijgt veel voor een redelijk bedrag. Bovendien hadden we het gevoel dat Google verder was dan Microsoft met clouddienstverlening. Google biedt een fantastisch hardwareconcept (Chromebook, Chromebase) dat past bij onze cloudstrategie. Deze voordelige ‘lichtgewicht’ apparaten zijn snel, gebruiksvriendelijk en uitstekend te beheren op afstand.” Accolade heeft Ecare ingeschakeld om de overstap naar de cloud te begeleiden.

Digicoach

Een succesvolle ingebruikname van ict-veranderingen valt of staat bij de acceptatie van gebruikers. Daarom heeft Accolade per locatie een digicoach aangewezen die de medewerkers wegwijs maakt in de nieuwe ict. Een digicoach is een collega met kennis van computers. Ecare heeft de digicoaches getraind. “We hebben een aantal Google dagen georganiseerd waar op elke locatie het personeel kon kennismaken met de software van Google, het Chromebook (laptop) en Chromebase (pc)”, vertelt Willemien van der Heide-Hofsink, digicoach bij Accolade Zorg. “Onder het genot van een hapje en een drankje maar ook een grap gebeurde dit.”

Daarnaast zijn medewerkers via e-mailnieuwsbrieven en posters geïnformeerd over de overgang op Google en wat van iedereen werd verwacht, zoals het opschonen van bestanden. Op ludieke wijze en met veel enthousiasme hebben de digicoaches de medewerkers training gegeven in het gebruik van Google: Gmail, Sheets, Docs en Presentations.

Persoonlijke aanpak leidt tot snelle acceptatie

Voorafgaand aan de training is de computervaardigheid van de deelnemers geïnventariseerd. Die zijn gemengd de training in gegaan zodat mensen met computervaardigheden hun minder digitaal behendige collega’s konden helpen. “De insteek is dat iedereen nog wel iets kan leren op het gebied van digitale vaardigheden”, vertelt Harry. Daarin zijn we dus allemaal gelijk. Helaas is er regelmatig sprake van schaamte over de beperkte digitale vaardigheden. Dat willen we graag doorbreken. Het is geen probleem als je iets (nog) niet kunt. We bieden laagdrempelige hulp aan. Het wordt wel een probleem als je blijft 'aanmodderen' of wanneer je collega´s taken laat uitvoeren die je eigenlijk zelf moet kunnen doen.”

Overigens benadrukten de digicoaches tijdens de training dat mensen bij vragen vooral een beroep moeten doen op hen en minder op hun collega, “En als iemand vragen heeft na de training kan die altijd contact opnemen met de digicoach”, zegt Willemien. “Juist door de persoonlijke aanpak is Google snel geaccepteerd door medewerkers.”

Iedereen enthousiast

Dat de overgang voor medewerkers zo soepel ging, had ook te maken met de ingebruikname van het elektronisch cliëntendossier een jaar eerder. Dat was te snel gegaan.. “We kregen als terugkoppeling dat medewerkers behoefte hadden aan persoonlijke aandacht bij het werken met het nieuwe zorgsysteem”, vertelt Harry. “Toen hebben we afgesproken dat dit niet voor een tweede keer mag gebeuren. Daarom hebben we bij de implementatie van de Google Cloud en G-Suite elke medewerker een halve dag training aangeboden.”

”Iedereen was enthousiast over onze werkwijze”, zegt Willemien. “Ik kan die zeker aanraden. We hebben zeer weinig klachten gekregen over de ingebruikname van Google, juist door de persoonlijke aanpak.”

Kwaliteitsslag

Deze werkwijze heeft ook geleid tot een kwaliteitsslag. Tijdens de bijeenkomsten werd duidelijk dat er enkele mensen wat meer digitale begeleiding nodig hadden. Die vroegen dan aan hun collega’s of zij hun zorgrapportages wilden maken. “Dat is niet gewenst binnen Accolade Zorg”, zegt Harry. “We willen dat iedere zorgverlener zelf de rapportages maakt. We hebben dan ook benadrukt dat iedereen digitaal moet werken om de zorgkwaliteit te vergroten. En als het niet lukt, dan helpen de digicoaches je verder, niet je collega’s want die hebben genoeg andere dingen te doen.”

Corona versnelt digitaal samenwerken

Hoewel de gekozen aanpak succesvol is gebleken, heeft de coronacrisis de migratie wel vertraagd. Aan de andere kant heeft corona ervoor gezorgd dat het digitaal samenwerken op afstand via Google Meet en Google Drive is versneld. Harry: “Fijn dat al veel collega’s die middelen direct konden inzetten. Dit ging perfect al waren deze programma’s geen onderdeel van de training.”

Rekentool zorgkantoor

Toch zijn er enkele nadelen aan het werken met Google. Niet elke netwerkpartner kan er mee overweg. Het zorgkantoor heeft een rekentool ontwikkeld in Excel die nog niet goed in Google sheets functioneert. Helaas moeten we daarom nog voor een kleine groep collega´s MS Office aanbieden”, zegt Harry. Dat is omslachtig maar we hopen dat er snel een oplossing komt. Overigens weegt dit nadeel niet op tegen de voordelen van werken in de cloud van Google.”

Meld je aan voor een vrijblijvende digitale koffiedate.

Verder praten met Accolade Zorg of met ons?

Vul onderstaand formulier in en we organiseren een digitaal koffiemoment voor jullie. Met natuurlijk iets lekkers erbij!