ZorgHulp Westfriesland verleent met tachtig medewerkers thuiszorg aan zo’n 300 cliënten in de regio West-Friesland. Na een korte implementatietijd werkt ZorgHulp sinds oktober 2019 met PUUR. De productiviteit is verbeterd, alle informatie zit op één plek en de tevredenheid van medewerkers is flink gestegen.
ZorgHulp Westfriesland voerde in 2019 een reorganisatie door waarbij de interne processen zijn aangepast en systemen zijn vervangen. De registratie van zorg ging deels in een ecd en deels op papier. Daar moest verandering in komen. Het toenmalige ECD was te kostbaar en ondersteunde de zorgprocessen niet meer.
ZorgHulp Westfriesland koos aanvankelijk voor een losstaand zorgdossier voor zzp’ers met daaraan modules gekoppeld voor administratieve processen. Dit bleek al tijdens de implementatie niet te passen en de kosten bleven maar oplopen. De thuiszorgorganisatie zag maar één uitweg; de stekker uit de implementatie trekken en overstappen op PUUR. Belangrijke reden was dat PUUR. bij Buurtzorg draait waar 15.000 zorgprofessionals in zelforganiserende teams werken en een compacte ondersteunende dienst de administratieve processen verzorgt. De werkprocessen van ZorgHulp Westfriesland zijn vergelijkbaar met die van Buurtzorg. De processen in PUUR. zijn erop gericht om administratieve rompslomp bij de zorgmedewerkers weg te halen, zodat ze meer voldoening krijgen van hun werk.
De implementatie van PUUR. verliep vlekkeloos, mede door goede begeleiding en de op de praktijk gerichte trainingen. Werken met PUUR. blijkt voor medewerkers een verademing ten opzichte van het vorige systeem waar de administratie deels digitaal verliep en deels papier.
Een jaar na de ingebruikname van PUUR. heeft ZorgHulp Westfriesland een dossierscan laten uitvoeren door Ecare om te kijken of de dossiervorming goed verliep. Uit de scan zijn kleine verbeteringen gekomen waardoor medewerkers nog makkelijker met de software kunnen werken.
Na twee jaar werken met PUUR. maakt ZorgHulp Westfriesland de balans op.
De productiviteit is gestegen doordat alle informatie in PUUR zit.
Medewerkers zijn meer tevreden omdat de administratieve lasten sterk zijn verminderd.
De samenwerking tussen cliënt, familie en zorgpersoneel is toegenomen dankzij gebruik van PUUR. van jou. “We stimuleren het gebruik en een meerderheid van de cliënten werkt er actief mee. Zo kan familie en/of mantelzorgers meekijken in het zorgdossier en heeft o.a. inzage in de planning.”
De overhead is afgenomen van 11 naar 2,8 FTE. De administratieve medewerkers houden zich bezig met de boekhouding, declaratieverwerking, personeelsadministratie, salarisverwerking en de communicatie met zorgverzekeraars.
“Er is nu grip op de productiviteit van de zorgteams en op de declaraties”, zegt Gerda. “Maar we zien ook verbeterpunten. Wat mooi zou zijn, is als we voorspellende stuurinformatie krijgen over bijvoorbeeld verwachte capaciteit in een bepaalde periode. Zo kunnen we er beter op inspelen met personeelsplanning; door tijdig afspraken te maken over verlof of tijdelijk extra personeel inzetten. Dat zou kleinere zorgorganisaties enorm helpen. We zijn in gesprek met Ecare om te kijken of PUUR. dit straks kan ondersteunen.”
ZorgHulp Westfriesland overweegt om de overhead verder terug te brengen door de declaratieverwerking en salarisadministratie uit te besteden aan het Shared services team van Ecare. De zorgaanbieder zoekt ook actief naar kleinere zorgorganisaties die graag zelfstandig willen blijven zorg verlenen, maar wel willen samenwerken op het gebied van backoffice processen. “Wil je als kleinere organisatie kunnen overleven, dan is samenwerking op die processen vanwege de kosten noodzakelijk”, zegt Gerda Nanninga van ZorgHulp Westfriesland. “Er zijn zorgorganisaties die niet met een geïntegreerd ecd werken, maar dat is echt een voorwaarde om rendabel goede zorg te verlenen. Werk je met losse systemen en deels op papier, dan ontbreekt inzicht op de productiviteit en kan je onmogelijk voldoen aan de verantwoording richting zorgverzekeraars en gemeenten. Daarom zoeken we zorgorganisaties die op het vlak van backoffice processen willen samenwerken.”
Medewerkers zijn onlangs voorzien van een Chromebook, die ook door Ecare is geleverd. Zo heeft ZorgHulp Westfriesland één partner voor ict-gerelateerde zaken. Het voordeel van een Chromebook is de eenvoud in het gebruik. Rapporteren en het digitaal ondertekenen van zorgovereenkomsten en zorgplannen gaan handiger. Gerda: “Daardoor is onze dossiervorming verbeterd en dat maakt o.a. dat we makkelijk door de materiële controles komen en kunnen voldoen aan de ISO-certificering en de kwaliteitsbeoordeling HKZ. Wij zijn erg tevreden met de overstap naar PUUR.”
Wil jij net zoals Zorghulp Westfriesland werken met een zorgdossier dat zorgt voor meer tevredenheid onder medewerkers en hogere productiviteit? Maak dan kennis met PUUR. Bekijk het webinar waarin adviseur Marliek je meeneemt in de mogelijkheden van het wijkzorg- en woonzorgdossier.
