2 mei 2022

Hoe Mijzo haar zorgcapaciteit vergroot door 30% rapporteertijd te besparen

Nieuws

Ouderenzorgorganisatie Mijzo is er voor mensen met grote gezondheidsuitdagingen die op eigen wijze vorm willen geven aan hun leven.
In de intramurale ouderenzorg heeft Mijzo de spraak-naar-tekst technologie van Attendi getest die in het ECD PUUR. geïntegreerd is. Na een proefperiode van drie maanden is deze opgeschaald naar twee extra afdelingen. En uiteindelijk is het de bedoeling dat alle zorgprofessionals in de intramurale ouderenzorg met de spraak-naar-tekst functionaliteit gaan werken. Een succes!

Samen met Attendi spraken we Karen Gerk en Wilma van Hees van Wiggen, beiden werkzaam in het serviceteam van Mijzo. In dit artikel delen ze hun ervaringen, zodat ook andere zorgorganisaties daarvan kunnen profiteren.

Op dit moment spenderen zorgprofessionals in de intramurale ouderenzorg zo’n zes uur en twintig minuten uur per week aan verslaggeving, op een werkweek van 36 uur. Een zorgprofessional die werkt met spraakgestuurd rapporteren kan deze tijdsbesteding met ten minste 30% reduceren. Zo komt er, bij dagelijks gebruik van spraak-naar-tekst, op jaarbasis ruim 70 uur per medewerker extra beschikbaar voor zorg! Voor een organisatie met de schaal van Mijzo, waar intramuraal bijna 1.200 zorgprofessionals werken, gaat dit om een aanzienlijke winst in zorgcapaciteit.

Naarmate meer zorgprofessionals veelvuldig gebruikmaken van de functionaliteit gaat de tijd die beschikbaar komt voor zorg omhoog. Gedurende de drie proefmaanden hebben we dan ook veel geleerd over hoe je als zorgorganisatie zorgprofessionals zo goed mogelijk kan begeleiden bij deze verandering in werkwijze.

Waarom is Mijzo geïnteresseerd in de spraak-naar-tekst functionaliteit in het ECD?

''Bij Mijzo leveren we zowel intra- als extramurale ouderenzorg en geriatrische revalidatiezorg. Ook hier zal de vraag naar zorg komende jaren sterk blijven toenemen, terwijl we zien dat de uitstroom van zorgprofessionals harder stijgt dan de instroom. Kortom, we staan net als andere zorgorganisaties voor een stevige maatschappelijke opdracht”, aldus Karen.

Wilma vult aan: “Bij Mijzo werken we met een nieuwe denkwijze, waarbij we op een andere manier zorg gaan verlenen. Dit houdt dus ook in dat we kijken hoe we nieuwe technologieën kunnen inzetten om de zorgprofessionals te ontlasten, terwijl we tegelijkertijd de zorgcapaciteit verhogen. Spraak-naar-tekst is duidelijk een efficiëntere manier van verslaggeving en dat is precies een taak waar zorgprofessionals nu veel tijd aan kwijt zijn.''

Hoe bevalt het? Is het de oplossing waar jullie op hadden gehoopt?

Karen “Wij zijn heel enthousiast over de kwaliteit van de spraak-naar-tekst functie en de tijdswinst die het gebruik ons oplevert. Er zit een verschil van ongeveer 10 seconden per ingesproken rapportage vergeleken met een getypte. Als we het inspreken direct na de zorgverlening vergeleken met het noteren van de informatie om het later te verwerken op de laptop, zien we zelfs een tijdswinst van 5 minuten. De tijdswinst zit dus met name in het direct inspreken in plaats van een rapportage later uit te werken. Spraak-naar-tekst direct beschikbaar in PUUR. is daar een prettig instrument voor.”

“Momenteel hebben we alleen gebruik gemaakt van spraak-naar-tekst bij de intramurale zorg, maar we zien ook volop kansen in de wijkverpleging. We zijn dan ook blij dat Attendi in samenwerking met Ecare daarmee aan de slag gaat”, zegt Karen.

Wilma: ''We willen ook graag gebruik gaan maken van spraak-naar-tekst in de wijkverpleging omdat we denken dat vooral hier veel tijd kan worden bespaard. Omdat zorgprofessionals in de wijkverpleging veel onderweg zijn, en de toegang tot een iPad of laptop beperkt is, wordt spraak-naar-tekst de ideale oplossing om te rapporteren. Je hoeft niet te wachten met rapporteren tot het einde van de dag, maar je kunt direct na je bezoek alles inspreken.''

''In de toekomst willen we spraak-naar-tekst ook gaan gebruiken bij het Zorg-Arts-Psycholoog-overleg (ZAP). Dit is een tweewekelijks overleg dat wordt ingezet voor cliënten met dementie. Bij het ZAP-overleg bespreek je multidisciplinair het probleemgedrag en stel je met elkaar een plan van aanpak op. Zeker in het geval van onvrijwillige zorg (Wet Zorg en Dwang) is het van groot belang dat er volledig verslag wordt gedaan van wat er multidisciplinair is besloten. Doordat de verzorgende de rapportage inspreekt, toets je direct bij alle betrokkenen of iedereen het eens is met de gemaakte keuzes.” aldus Wilma.

Wat adviseren jullie andere zorgorganisaties om een goede start te maken met spraak-naar-tekst?

“We hebben dit in het begin wat te los aangepakt. Maar toen we meer ondersteuning gingen bieden zagen we dat het aantal actieve gebruikers, en daarmee de tijdsbesparing, in een hoog tempo steeg. De zorgprofessionals zijn er inmiddels hartstikke blij mee. Zonder goede begeleiding had het waarschijnlijk langer geduurd voor we allemaal deze voordelen zouden ervaren. Daarom raden wij aan om vooral bij de start van de implementatie actief het gesprek aan te gaan met zorgprofessionals die bijvoorbeeld nog moeite hebben met de overgang naar spraak-naar-tekst. Het is in het begin even wennen, maar zodra ze ervaren dat er meer tijd voor de leuke dingen ontstaat zijn ze snel om. Wees daar dus niet te terughoudend in,'' adviseert Karen.

Wilma: “Het interessante is dat, in tegenstelling tot getypte verslagen, je nog tijdens het contactmoment de verslaggeving kunt inspreken. Zo wordt verslaggeving niet iets wat je in afzondering van een cliënt doet, maar iets wat je samen met de cliënt doet. We moedigen dit aan binnen Mijzo. Als het moment en de cliënt zich ervoor leent, spreek dan het verslag in waar de cliënt bij is.''

Door de spraak-naar-tekst functie komt er tijd vrij die eerder opging aan verslaggeving. Hoe zet Mijzo deze tijd in?

Karen: ''Het is ons doel dat Mijzo de groeiende zorgvraag aankan. De tijdswinst van spraak-naar-tekst draagt bij aan het toekomstbestendig maken van onze organisatie.''

Wilma: “Tegelijkertijd is spraak-naar-tekst niet alleen iets om tijd mee te winnen. Door direct na een contactmoment alles in te spreken is de kans veel kleiner dat je belangrijke informatie vergeet, of dat het uitgeschreven op een notitieblokje blijft staan. Dit komt de compleetheid van de rapportage ten goede. Ook zien we dat zorgprofessionals die eerder wat terughoudend waren met rapporteren, omdat ze onzeker zijn over bijvoorbeeld spelling, actief gebruik maken van spraak-naar-tekst. De kans op een spelfout is een stuk kleiner. Onderzoek laat zien dat zo’n 250.000 zorgprofessionals in Nederland laaggeletterd zijn. Met deze oplossing ondersteunen we hen daarbij. Het is dus niet enkel een instrument voor efficiency, maar kan ook zeker helpen de kwaliteit van zorg te verhogen.”

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van spraak-naar-tekst bij jouw zorgorganisatie? Kijk dan de webinar; spraakgestuurd rapporteren in het ECD eens terug.

Kijk hier de webinar 'Spraakgestuurd rapporteren in het ECD' terug