Tijdens de oriëntatie op een ECD zijn zorgorganisaties altijd nieuwsgierig naar het implementatietraject. Logisch, want een nieuw ECD heeft een flinke impact op je organisatie. Het is belangrijk dat alle betrokkenen er snel vertrouwd mee raken en er prettig mee werken. Dat staat voorop. Sjors de Kwaasteniet legt uit hoe het implementatietraject van PUUR. eruit ziet.
Als je kiest voor PUUR. dan begeleidt één van onze eigen Ecare adviseurs samen met een projectleider de implementatie van begin tot eind. De Ecare adviseur is de eerste contactpersoon voor alle inhoudelijke vragen; over de software en verbetering van werkprocessen. Je adviseur heeft korte lijnen met onze ontwikkelaars dus heb je functionele wensen dan kunnen we dit snel met elkaar bespreken. Indien gewenst komt een productspecialist frequent langs om antwoord te geven op alle vragen rondom PUUR. In onderling overleg maken we hier afspraken over.
De implementatie van PUUR. begint met een zogenaamde quickscan waarbij we interviews houden met mensen van de betrokken afdelingen. Dit zijn meestal zorg, ict, hr, financiën en kwaliteit. Daardoor leren we je zorgorganisatie en de processen kennen. Ook inventariseren we welke systemen er in gebruik zijn. De quickscan duurt een dag.
Vervolgens schrijven we onze indruk van de organisatie op en geven een advies over hoe PUUR. kan gaan ondersteunen; in het werk van de zorgprofessional en de administratie. Het advies is gericht op het wegnemen van complexiteit binnen de werkwijze. Door kritisch te kijken naar de processen kunnen we eventuele obstakels tijdens de implementatie vroegtijdig signaleren.
Gezamenlijk organiseren we een kick-off waarbij we alle betrokkenen bij het project bijpraten over het doel, de scope en de planning van de implementatie van het nieuwe ECD.
Ander punt van aandacht tijdens de implementatie is met welke systemen PUUR. straks gegevens gaat uitwisselen. Denk aan een integratie van een salarisapplicatie, toedienregistratiesysteem, HR-systeem, financiële applicatie of behandeldossier. Die kunnen we aansluiten op PUUR. bijvoorbeeld via de landelijke standaard Zorginformatiebouwstenen.
Goede communicatie is cruciaal voor een succesvolle implementatie van PUUR. Alle betrokkenen meenemen bij de veranderingen is essentieel voor het succes. PUUR. is een zeer gebruiksvriendelijk ECD dat het werkproces van de zorgverleners centraal stelt. Je collega’s wennen er snel aan. Toch is het belangrijk om ze de tijd te geven om PUUR. onder de knie te krijgen. We verzorgen trainingen op locatie en hebben een handige e-learning beschikbaar.
Als iedereen eerst de e-learning doorneemt ter voorbereiding op de klassikale training, dan kunnen we heel gericht ingaan op vragen. Op deze manier leert iedereen PUUR. het snelst kennen. Bij voorkeur maken we gebruik van een train-de-trainer concept waarbij Ecare de super-users van uw organisatie traint. Deze super-users trainen vervolgens de collega’s. Hiermee zorgen we voor een optimale aansluiting van uitleg met de dagelijkse werkprocessen.
Door alle betrokkenen is hard toegewerkt naar het moment van livegang. Het is altijd goed om dan even samen terug te blikken en te vieren dat het project succesvol is afgerond.
Na de livegang blijft de projectgroep nog even beschikbaar voor nazorg waar nodig. Daarnaast worden de product specialisten bij Ecare bijgepraat waarmee we zorgen voor een optimale ondersteuning, ook na livegang.
Als jullie enkele maanden met PUUR. werken dan is het handig om een dossierscan te laten uitvoeren. Je Ecare adviseur kijkt dan of het bijhouden van zorgdossiers correct gebeurt en geeft tips voor slimmer werken met PUUR. Via de e-learning kunnen medewerkers in hun eigen tempo hun kennis van PUUR. actueel houden.