Zorgmedewerkers in de langdurige zorg geven aan veel tijd kwijt te zijn aan administratieve handelingen. Volgens Berenschot ging in 2018 31% van de werktijd op aan administratieve handelingen, in 2016 was dit nog een kwart. Maar als je als zorgprofessional eigenaarschap over je vak neemt, kan de administratiedruk echt omlaag. Dat betoogt Margo Berends, jarenlang wijkverpleegkundige en nu zorginhoudelijk adviseur.
Registraties en processen rond het zorg- of ondersteuningsplan, het elektronische cliëntendossier (ecd) en de bedrijfsvoering zijn het meest genoemd in het rapport van Vilans: regeldruk in de langdurige zorg - boosdoeners uitgelegd. Samen zijn ze goed voor bijna tweederde (60%) van de onnodige en/of inefficiënte registraties en processen die de zorgteams noemen. De Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Wet zorg en dwang (Wzd) zijn belangrijke oorzaken van de toegenomen registratie.
Die wetten zijn er natuurlijk niet voor niets. We moeten ze snappen en in de geest ervan handelen. Maar wat je ziet, is dat er nu heel veel wordt vastgelegd. Als iemand bijvoorbeeld is opgenomen in de woonzorg met een rechterlijke machtiging, dan kun je je afvragen wat je allemaal apart nog vast moet leggen in het kader van onvrijwillige zorgmaatregelen. Er zijn veel zaken die zorgorganisaties vastleggen waar je je vraagtekens bij kunt stellen. Neem een zorgplan. Wijzigt iets daarin, dan laten veel organisaties het plan ondertekenen door de klant. Dan pas heeft de zorgverzekeraar er vertrouwen in dat dit met de cliënt besproken is, zo is de gedachte. Maar dit hoeft wettelijk gezien niet bij iedere wijziging, want je mag ervan uitgaan dat een zorgprofessional dit bespreekt met de cliënt. Maar sommige organisaties vragen dit nog steeds van hun medewerkers. Waarom?
Nog een voorbeeld: de jaarlijkse risicoanalyse op vallen, ondervoeding etc. Je kunt zeggen dat die echt zinvol is. Fout! Het is een schijnveiligheid. Iemand kan op maandag nog goed zijn maar iets mankeren op vrijdag. Van een zorgprofessional mag je verwachten dat hij de cliënt continu in de gaten houdt en als het nodig is gelijk actie onderneemt. Daarna kan hij eventueel een screeningsinstrument gebruiken om meer duidelijkheid te krijgen. Een halfjaarlijkse risico-analyse voegt hier dan weinig aan toe. In de woonzorg worden soms alle bewoners volgens afspraak maandelijks gewogen. Neem meneer Jansen (78), hij weegt altijd 80 kilo en zit in een rolstoel. Dagelijks eet hij met plezier drie maaltijden. Waarom moet een zorgverlener hem elke maand wegen? Nergens voor nodig. Dit soort handelingen verhoogt de regeldruk terwijl ze wettelijk gezien niet nodig zijn en niets toevoegen aan het welzijn van de bewoners. Deze regels zijn bedacht door de organisatie. En zo zijn er talloze voorbeelden van administratieve handelingen die niet noodzakelijk zijn, maar erin zijn geslopen. Het is zaak dat de professional eigenaarschap over zijn vak vertoont en dit soort regels ter discussie stelt binnen zijn organisatie.
Makkelijk is het niet, want veel zorgprofessionals werken al jaren op dezelfde manier en staan er niet bij stil hoe het werk ook anders kan. Daarom zijn die schrapsessies om de regeldruk te verminderen zo goed. Ook het Kwaliteitskader draagt bij aan het verminderen van de regels. In het Kwaliteitskader wijkverpleging staat bijvoorbeeld dat de bestuurder de zorgprofessional moet faciliteren in zijn werk en niet onnodige regels op moet leggen.
Vanuit de software zijn al veel administratieve taken op te lossen. Zo kan je in de software als wijkverpleegkundige met een vink aangeven welke interventies er zijn gedaan. Scheelt een hoop schrijfwerk; heel vaak wordt nu nog gerapporteerd terwijl er geen bijzonderheden zijn. Het blijft steeds zaak om kritisch na te denken over al je zorgtaken en er met elkaar over in discussie te gaan.
Moeilijk? Dan heb ik een tip: besteed met je team eens een uurtje aan het praten over het elektronisch cliënten dossier: hoe gebruiken we ons ECD? Hoe rapporteren we, hoe omschrijven we kort en krachtig de interventies? Maken we bijvoorbeeld gebruik van de voorbeeldzorgplannen van de Omaha stichting? Schrijf de antwoorden op en ga kijken hoe het makkelijker kan. Zo toon je eigenaarschap over je vak. Dat maakt je werk ook leuker.
Zeker oudere zorgverleners hebben niet veel met computers’, hoor ik geregeld. Dat klopt. Maar juist die mensen hebben extra begeleiding nodig van iemand met veel geduld. Hen kost het wat meer tijd. Geeft niets. Als ze ontdekken dat het systeem echt ondersteunt, dan neemt de angst voor de computer echt af en groeit het gevoel dat je als zorgteam professioneler werkt. Zo sprak ik laatst een zestiger die aangaf heel blij te zijn met al ‘die jonkies met verstand van de computer’ in haar team. Zij legt hen het zorginhoudelijke uit zoals klinisch redeneren en het onderbuikgevoel wat je soms hebt bij bepaalde cliënten. Haar jongere collega’s helpen haar om ict onder de knie te krijgen. ‘Zo gaan we samen meer kwaliteit leveren’, aldus de ervaren zorgverlener. Dus diversiteit in de zorgteams: mensen vers van hbo-v en ervaren professionals, kan er dus ook voor zorgen dat de ervaren administratiedruk vermindert.
Toch ben ik zeer positief als het gaat om minder regeldruk omdat ik merk dat zorgprofessionals steeds meer bewust zijn dat ze eigenaar zijn van hun vak. Voorbeeld is de corona crisis waar zomaar dingen zijn ontstaan door ze te doen, zonder tussenkomst van regels en procedures. Als we met elkaar, dus zorgprofessionals en bestuur in gesprek gaan en blijven, dan kan de regeldruk echt omlaag. Dit alles ondersteund door een goed praktisch en ondersteunend ICT-systeem. Stop hier tijd in, het is het waard. Want als wij oud zijn en hulp nodig hebben, dan willen we toch dat de verzorgers tijd voor ons hebben?
Ook eigenaarschap pakken over je vak? We houden regelmatig webinars over hoe je minder tijd kwijt bent aan administratie. Bekijk de agenda en schrijf je vrijblijvend in voor een webinar.
