Nieuw zorgdossier Elver: primaire proces is rode draad

Het team dat verantwoordelijk was voor de invoering van het nieuwe zorgdossier, besloot na langdurig onderzoek helemaal opnieuw te beginnen. ‘Van scratch af opbouwen met als uitgangspunt de professionele autonomie van de medewerkers’ in Harmelinks woorden. Kernbegrippen van het nieuwe dossier zijn ‘toegevoegde waarde’ en ‘vertrouwen’. Dit uit zich bijvoorbeeld in de eis dat het dossier het mogelijk maakt dat ‘begeleiders, behandelaars en verwanten met elkaar kunnen samenwerken en communiceren’ en in het principe ‘minder regels, meer samenwerking’.

Het klinkt mogelijk wat obligaat, maar het is volgens Irma Harmelink hard nodig dergelijke basisprincipes te formuleren. ‘Anders heb je binnen de kortste keren weer een systeem waarbij regelgeving en bedrijfsvoering centraal staan. Dat wilden we per se vermijden.’
Bij de eerste fase van de zoektocht was bewust geen ICT-leverancier betrokken. ‘Eerdere ervaringen leerden ons: als je een leverancier uitnodigt, komt hij met een mooi verhaal. Daar heb je niet zoveel aan. Wij wilden weten hoe het dossier werkt in de praktijk. Dus zijn we bij collega-instellingen langsgegaan om te informeren wat de medewerkers van hun digitale dossier vonden.’

Als leverancier van de infrastructuur koos Elver voor Google. ‘Dat is een keuze waar we helemaal achterstaan,’ vertelt informatiemanager Harry Fukkink. ‘Alle medewerkers krijgen een Chromebook. Dat is een betaalbare, kleine laptop, eenvoudig, snel en veilig in gebruik, waar virussen geen vat op hebben. Allemaal wensen van ons. En je kunt hem ook nog eens dubbelvouwen, waardoor je eigenlijk een soort tablet hebt.’
Bij de keuze voor deze leverancier speelt vertrouwen een rol, aldus Fukkink. ‘We zijn ons ervan bewust dat er vragen zijn over de privacy. Er is echter een groot verschil tussen Google voor privépersonen en Google voor organisaties. In het eerste geval zijn de diensten gratis en betaal je in feite met je data. In het tweede geval, onze situatie dus, maak je duidelijke afspraken over de veiligheid, die ook nog eens door de Europese Unie zijn gesanctioneerd. We betalen daar goed voor, Google is niet veel goedkoper dan andere leveranciers. Ik vind dat je dan ook ervan uit moet kunnen gaan dat de afspraken gelden en dat het vertrouwen niet wordt geschonden.’

Als het nieuwe systeem in december volledig operationeel is, heeft Elver iets om trots op te zijn, aldus Irma Harmelink. ‘We hebben dan een zorgdossier waar met plezier mee wordt gewerkt, dat medewerkers, cliënten en verwanten ondersteunt en dat het mogelijk maakt de zorg te verbeteren.We hopen dat dit een voorbeeld is voor de hele sector, want we beschouwen het niet als een specifiek Elver-dossier.’
Bestuurlijke aandacht en betrokkenheid zijn in een proces als dit cruciaal, meent Harmelink. ‘Je moet er als bestuurder echt voor kiezen, en je soms ook met details bemoeien, onder meer om allerlei veronderstellingen kritisch tegen het licht te houden. Je moet doorzettingskracht hebben. Je moet lef tonen, anders kom je er niet. En je wilt er komen, ook al om als werkgever aantrekkelijk te blijven in een complexe arbeidsmarkt. Daar hebben we ons voor ingezet de afgelopen periode, en dat blijven we het komende jaar doen.’