Hoe zorg je ervoor dat de juiste cliënt, zo snel mogelijk op de juiste plek terechtkomt? Voor zorgorganisaties is dat een steeds grotere uitdaging. De zorgvraag wordt complexer waardoor goede afstemming tussen organisaties steeds belangrijker wordt.
Binnen het regionale samenwerkingsverband NonnaWijzer in de regio Nijmegen werken verschillende zorgorganisaties daarom samen aan regionaal wachtlijstbeheer. Om die samenwerking verder te ondersteunen, realiseerden Ecare en Growtivity een koppeling tussen PUUR. en het regionale wachtlijstplatform. Malderburch was een van de eerste organisaties die hiermee live ging.
We spraken hierover met Hetty, zorgbemiddelaar bij Malderburch. Zij is al jaren betrokken bij wachtlijstbeheer en zag van dichtbij hoe het proces zich ontwikkelde van losse Excel-bestanden naar een regionale aanpak.
De behoefte aan regionale samenwerking ontstond vanuit een eenvoudig uitgangspunt: cliënten moeten niet afhankelijk zijn van één organisatie, maar toegang hebben tot een regionaal netwerk van zorgaanbieders.
"Uiteindelijk wil je voorkomen dat er op de ene locatie leegstand ontstaat, terwijl cliënten ergens anders lang moeten wachten," vertelt Hetty. "Het doel is dat de juiste cliënt op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt."
Binnen NonnaWijzer werken inmiddels zeven zorgorganisaties samen aan dit doel. Het gezamenlijke regionale wachtlijstsysteem geeft hen meer inzicht in de actuele zorgvraag in de regio. Zorgbemiddelaars houden zich bezig met de beschikbare capaciteit en kunnen die met behulp van het regionale wachtlijstbeheer beter inzetten voor de wachtlijstcliënt.. Zo ontstaat een steeds completer beeld van wat er in de regio nodig is.
Voordat de koppeling beschikbaar was, moesten zorgbemiddelaars veel informatie dubbel vastleggen.
Malderburch werkte al met de wachtlijstmodule van PUUR., waarin relevante cliëntinformatie werd geregistreerd. Zodra een cliënt ook regionaal bemiddeld moest worden, moest een deel van die informatie opnieuw worden ingevoerd in het regionale wachtlijstplatform.
"Je bracht eerst alle informatie in kaart binnen PUUR. Vervolgens moest je eigenlijk hetzelfde nog een keer doen in het regionale systeem," vertelt Hetty.
Dat betekende extra administratieve handelingen voor iedere cliënt die werd aangemeld. Bovendien vergroot dubbele registratie de kans op fouten en kost het tijd die medewerkers liever aan het begeleiden van cliënten besteden.
Om dit proces te vereenvoudigen, ontwikkelden Ecare en Growtivity een koppeling tussen PUUR. en het regionale wachtlijstplatform van NonnaWijzer.
Wanneer een cliënt nu vanuit PUUR. op de regionale wachtlijst wordt geplaatst, worden relevante gegevens automatisch doorgestuurd naar Growtivity. Hierdoor hoeft informatie, in eerste instantie de ANW-gegevens, niet meer handmatig in twee systemen te worden vastgelegd.
De implementatie verliep stap voor stap. Tijdens de eerste testen werkten medewerkers van Malderburch, Ecare en Growtivity nauw samen om eventuele afwijkingen direct op te sporen en op te lossen."We wilden eigenlijk eerst gaan testen, maar uiteindelijk gingen we vrijwel direct live," vertelt Hetty. "Toen alles eenmaal goed stond, ging het eigenlijk heel snel."
Inmiddels zijn de eerste cliënten succesvol via de koppeling verwerkt en verloopt de gegevensuitwisseling goed.
De voordelen zijn direct merkbaar voor de medewerkers die zich bezighouden met zorgbemiddeling.
Waar eerder dezelfde gegevens op meerdere plekken moesten worden ingevoerd, wordt een deel van het proces nu automatisch afgehandeld. Volgens Hetty levert dat momenteel al een tijdsbesparing op van ongeveer vijf tot tien minuten per cliënt.
Maar de winst zit niet alleen in tijd. Doordat gegevens automatisch worden overgenomen, neemt ook de kans op fouten bij het handmatig overnemen van informatie af.
Een ander praktisch voordeel is de snelheid waarmee informatie beschikbaar komt. Wanneer Malderburch een cliënt vanuit PUUR. op de regionale wachtlijst plaatst, wordt de informatie direct doorgezet naar het regionale platform.
Volgens Jasper, Product Owner Interoperabiliteit bij Ecare, draait deze ontwikkeling uiteindelijk niet alleen om de techniek.
"De regionale samenwerking bestond al. Wat we met deze koppeling doen, is de administratieve drempel die daarbij kwam kijken kleiner maken. Door systemen op basis van landelijke standaarden met elkaar te laten communiceren, ondersteunen we de samenwerking zonder dat medewerkers dezelfde gegevens opnieuw hoeven vast te leggen."
Malderburch en Growtivity waren daarbij belangrijke partners om de koppeling in de praktijk te brengen.
"We zijn bij Ecare al langer bezig met regionaal wachtlijstbeheer en verwachten dat dit ook in andere regio's een steeds belangrijker onderwerp wordt," vertelt Jasper. "Met Malderburch en Growtivity konden we nu daadwerkelijk laten zien hoe zo'n koppeling vanuit PUUR. in de praktijk kan werken."
Hoewel de koppeling vooral administratieve handelingen wegneemt, is het grotere doel van regionaal wachtlijstbeheer duidelijk: cliënten zo goed mogelijk begeleiden naar passende zorg.
Door de zorgvraag regionaal inzichtelijk te maken, weten organisaties beter welke cliënten wachten en welke zorg zij nodig hebben. Zorgbemiddelaars kunnen deze informatie meenemen bij het afstemmen van de beschikbare capaciteit binnen de regio.
Dat wordt steeds belangrijker, ziet ook Hetty. Zorgsituaties thuis worden kwetsbaarder en mantelzorgers raken soms zwaar belast. Een goede regionale afstemming kan dan helpen om sneller te handelen wanneer ergens een passende plek beschikbaar komt.
"Wat je niet wilt, is dat het ene huis leegstand heeft, terwijl bij een andere organisatie de wachtlijst zo groot is dat mensen niet geplaatst kunnen worden," vertelt Hetty.
Regionaal samenwerken helpt om verder te kijken dan de wachtlijst van één organisatie. En juist daarin zit uiteindelijk de meerwaarde voor cliënten en hun naasten.
De huidige koppeling vormt de eerste fase van een bredere ontwikkeling. In volgende fases willen de betrokken partijen onderzoeken hoe meer relevante informatie veilig en gestandaardiseerd kan worden uitgewisseld.
Daarbij gaat het bijvoorbeeld om informatie die zorgprofessionals helpt om zich beter voor te bereiden op de komst van een nieuwe cliënt.
Volgens Jasper is met de huidige koppeling daarvoor een belangrijke technische basis gelegd."Het fundament staat. Een groot deel van de informatie die we in de toekomst willen uitwisselen, is binnen PUUR. al beschikbaar. De volgende stap is om samen te kijken welke informatie nodig is en hoe we die volgens de juiste standaarden kunnen uitwisselen."
Ook Hetty kijkt met vertrouwen naar de verdere ontwikkeling van regionaal wachtlijstbeheer. "Ik geloof in samen en samen sterk. Hier is een initiatief ontstaan waar nog veel meer uit te halen valt."
Met de koppeling tussen PUUR. en Growtivity is een concrete stap gezet: minder dubbele registratie voor medewerkers én beter inzicht in de regionale zorgvraag. Zo ondersteunen we zorgorganisaties om steeds makkelijker samen te werken aan waar het uiteindelijk om draait: de juiste cliënt, op het juiste moment, op de juiste plek.
Wat is regionaal wachtlijstbeheer in de zorg?
Bij regionaal wachtlijstbeheer werken zorgorganisaties samen om inzicht te krijgen in de zorgvraag van cliënten in een regio. Zo kunnen zorgbemiddelaars beter afstemmen welke cliënten wachten op passende zorg en beschikbare capaciteit zo goed mogelijk inzetten.
Hoe werkt de koppeling tussen PUUR. en Growtivity?
Wanneer een cliënt vanuit PUUR. op de regionale wachtlijst wordt geplaatst, stuurt de koppeling relevante gegevens automatisch door naar het regionale wachtlijstplatform van Growtivity. Medewerkers hoeven deze informatie daardoor niet opnieuw handmatig vast te leggen.
Wat levert de wachtlijstkoppeling zorgorganisaties op?
De koppeling vermindert dubbele registratie, verkleint de kans op fouten bij het overnemen van gegevens en zorgt ervoor dat informatie sneller beschikbaar is. Bij Malderburch levert dit momenteel ongeveer vijf tot tien minuten tijdsbesparing per cliënt op.
Hoe ondersteunt regionaal wachtlijstbeheer de samenwerking tussen zorgorganisaties?
Een regionale wachtlijst geeft deelnemende zorgorganisaties meer inzicht in de actuele zorgvraag in hun regio. Zorgbemiddelaars kunnen die informatie gebruiken bij het afstemmen van beschikbare capaciteit en het vinden van passende zorg voor cliënten.
Welke informatie wordt via de koppeling uitgewisseld?
In de huidige fase wordt een eerste set relevante gegevens vanuit PUUR. automatisch doorgegeven aan het regionale wachtlijstplatform. De betrokken partijen onderzoeken hoe in volgende fases meer relevante informatie veilig en volgens landelijke standaarden kan worden uitgewisseld.
