Wat is een Elektronisch Cliënten Dossier?

Een klassiek Elektronisch Cliënten Dossier is ontworpen vanuit de visie om administratieve processen in de zorg efficiënter laten verlopen. Zo is eenvoudiger te voldoen aan wet- en regelgeving. In de loop van de tijd breidden leveranciers het ECD uit met een zorgdossier en modules, maar de administratie bleef centraal staan. Door allerlei regels en voorschriften is het klassieke ECD uitgegroeid tot omvangrijk systeem waarin registraties vaak op meerdere plekken moeten worden ingevoerd. Informatie opvragen blijkt lastig en soms ondoenlijk. De tijd dat zorgprofessionals met administratie bezig zijn is daardoor flink toegenomen.

Een modern elektronisch cliëntendossier ondersteunt zorgprofessionals bij het verlenen van persoonlijke zorg en persoonlijke begeleiding aan cliënten. Ook helpt het ECD bij het inzichtelijk maken van wat ze doen en welk effect dit heeft. Dit levert waardevolle data op waar je als zorgprofessional en als team op kunt sturen.

• Jouw taken
  Je opent het ECD ziet in één oogopslag hoe het met jouw cliënten en team gaat en wat er vandaag op het programma staat. Je voert eenvoudig je taken, opmerkingen, observaties, eventuele tijdsregistraties en declaraties in. Wil je een toedieningsregistratie doen, dan kan dat ook direct vanuit je ECD dankzij koppeling met software voor medicatietoediening. Meetinstrumenten ondersteunen in het verlenen van zorg waar je cliënt beter van wordt. Heb je een vraag over een bepaalde handeling? Raadpleeg het protocol. Door een koppeling met de protocollen van Vilans, vind en bekijk je vanuit het ECD heel snel en eenvoudig het juiste protocol.
  
• Het zorgplan
  Per cliënt leg je eenmalig het zorgplan vast. Vervolgens ga je daarmee werken. Veranderen de behoeftes van je cliënt, dan pas je het zorgplan makkelijk aan. Je vorige plan vormt de basis en jij geeft enkel wijzigingen door. Hierdoor ben je zo klaar. Een slim ECD bevat voorbeeldzorgplannen. Door gebruik ervan, krijg je hulp bij het maken van de juiste keuzes. En je voorkomt dat je belangrijke zaken vergeet in het bieden van de zorg. Voeg de onderdelen die je wilt gebruiken eenvoudig toe in het zorgplan van je cliënt. Dat scheelt je een hoop gedoe.
  
• Evaluaties
  Een ECD helpt bij een goede evaluatie doordat de Patient Reported Experience Measure (PREM) is geïntegreerd. Daarmee kom je erachter hoe cliënten de geleverde zorg en service ervaren. De PREM is een handig hulpmiddel bij het leren en verbeteren op teamniveau. Goed om te weten is, dat de aanlevering naar Zorgkaart Nederland automatisch gaat.
  
• Signaleren
  Een ECD ondersteunt ook bij tijdig signaleren van evaluaties op de aandachtsgebieden. In een overzicht zie je de aandachtsgebieden met de evaluatiemomenten. Vervolgens stel je eenvoudig de evaluatierapportage op.
  
• Informatie-uitwisseling
  Een ECD ondersteunt communicatie met het zorgnetwerk van de cliënt en multidisciplinair. Dit door ketencommunicatie mogelijk te maken met systemen van behandelaars, huisartsen en andere applicaties via standaarden als Zorginformatiebouwstenen en HL7 Fhir.
  
• Veilig werken
  Een modern ECD voldoet altijd aan de laatste wet- en regelgeving. En aan de strenge veiligheidseisen die gesteld worden aan software voor zorgorganisaties. Het ECD is via 2 factor authenticatie toegankelijk via laptop, tablet en smartphone met internetverbinding.
  
• Administratie
  Behalve dat het Elektronisch Cliënten Dossier ondersteuning biedt voor de zorgprofessional, heeft het ook oog voor de administratie. De zorg moet immers betaald worden en medewerkers hebben recht op hun salaris.
  
  Cliëntenadministratie
  De cliëntenadministratie kent twee onderwerpen: declareren en registreren van de zorg. Slimme technologie verwerkt geregistreerde uren naar de juiste declaratie. Zorgprofessionals registreren hun gewerkte uren. De software weet bij welke cliënten wat voor zorg is uitgevoerd, dus rekent de juiste bekostiging uit.
  
  Medewerkeradministratie
  Zorgprofessionals werken onregelmatig. Dat maakt de salarisverwerking complexer dan bij een gemiddeld bedrijf en dan is het van extra groot belang dat de loonstrook klopt. De registratie van gewerkte uren, tijden, dagen en kilometers moet dus correct verlopen. Rekening houdend met de cao, contract en onregelmatigheidstoeslagen. Dit kan in een modern ECD. De berekeningen van uren, kilometers en vergoedingen vormen de basis voor de export naar het salarissysteem. De gegevens en het arbeidscontract van een in het hr-systeem ingevoerde nieuwe medewerker komen automatisch in het ECD. Wijzigt er iets in het contract of gegevens van de medewerker? Ook dan komt die wijziging automatisch in het ECD.