Download ook het handige business model canvas template

Handvatten voor samenstellen ICT-strategie in de zorg

Werkprocessen in de zorg zijn efficiënt gemaakt en de aandacht is verschoven naar minimalisatie van fouten via standaardprocedures en -regels. De inzet van automatisering vereenvoudigde de uitvoering van complexe regels en procedures. Ieder proces kreeg een eigen tool. Die programma’s wisselden gegevens uit via maatwerkkoppelingen. Daardoor is een lappendeken ontstaan van softwarepakketten die een zorgorganisatie in gebruik heeft. De ICT-afdeling zorgt voor het beheer ervan. Daarnaast heeft de afdeling als taak in te innoveren, maar waar haalt ze de tijd vandaan?

Beheersen van het systeem

Bij veel zorgorganisaties is door de jaren heen de aandacht verschoven van ‘zorg verlenen’ naar het beheersen van ‘het systeem’ (de organisatie, procedures en regels). Zorgprofessionals mogen steeds minder vertrouwen op hun eigen kennis en kunde. Ze moeten organisatierichtlijnen hanteren, ook al dragen deze niet direct bij aan het welzijn van cliënten. Sterker nog, door al die rapportages is er steeds minder tijd voor verlenen van goede zorg. Dit is niet wenselijk. Een cliëntgerichte zorgorganisatie is geen zorgfabriek, maar een plek waar cliënten zich thuis voelen en zorgverleners fijn en zinvol werk doen.

Visie op zorg

In de visie op zorg van jouw organisatie staat mogelijk dat de zorgverleners taken goed kunnen uitvoeren dankzij hulp van de ondersteunende diensten bij taken die niet direct met de zorg te maken hebben. Regels maken plaats voor het vertrouwen dat de zorgverlener met zijn kennis en kunde de juiste beslissingen neemt. Grote kans dat de organisatie op de schop gaat: aparte ondersteunende afdelingen gaan op in compacte ondersteunende teams die de regie voeren. Als dat eenmaal duidelijk is, kijk je naar veranderingen die ICT maakt.

ICT ondersteunt zorgproces

De ICT moet het zorgproces ondersteunen. Dat kan alleen maar als het ICT-team een strategische rol in plaats van een beheerrol voert. De ICT-manager die het primaire proces ondersteunt, houdt zich vooral bezig met contractmanagement en de onderwerpen veiligheid, beveiliging en privacy. Maar ook voert hij een coördinerende en coachende rol bij keuzes over software en hardware.

Bekijk de 9 bouwstenen en vul ze in voor je eigen zorgorganisatie

Business model canvas voor ICT-strategie in de zorg

Maar hoe kies je voor de juiste ICT-strategie voor je zorgorganisatie? Dat is lastig maar het hulpmiddel business model canvas voor ICT in de zorg geeft richting. Het business model canvas is een meer gedetailleerde manier om de IT-strategie van je zorgorganisatie vorm te geven. Dit model bestaat uit 9 bouwstenen voor een IT-strategie. Heel belangrijk is om de bestuurder mee te krijgen. Daarvoor heb je goede argumenten nodig. Het business model canvas biedt handvatten om naar je zorgorganisatie te kijken, de sterke en zwakke plekken bloot te leggen van de ICT. Hieronder de 9 bouwstenen.

1. Wie is je klant?
Dit zijn de gebruikers van de ICT: zorgverleners, ondersteunende diensten, managers, bestuurders. Maar ook cliënten en hun familie komen in aanraking met je ICT en mogelijk ook externe zorgprofessionals. Breng ze in kaart voor een goed overzicht.

2. Waarom kiezen klanten voor je?
Een klant kiest niet voor jou als ICT-afdeling, maar je wilt hem wel goed ondersteunen. Ga daarom in gesprek en vraag naar hun ervaringen naar en behoeften aan ICT-ondersteuning. Het kan voor gebruikers lastig zijn om hun behoeften onder woorden te brengen. Daarom kan je de behoeften ook afleiden uit bepaalde symptomen. Bijvoorbeeld: in huidige systemen gebruiken zorgprofessionals bijvoorbeeld workarounds omdat het systeem niet aansluit bij de wensen. Inventariseer de workarounds, schrijf ze op, beargumenteer waarom de workaround niet gewenst is.

3. Hoe vinden klanten je?
Als medewerkers ICT-vragen hebben, hoe bereiken ze je? Is er een centraal loket voor alle ICT-gerelateerde zaken? Of is er voor elke vraag (bijvoorbeeld voor software, printer, tablet/laptop) een ander loket? Weten jouw klanten (je collega’s) waar ze moeten zijn voor welke vraag?

4. Contact met klanten

Op welke manier wil je contact hebben met je collega’s: via email, portal, langslopen bij de afdeling, telefoon. Het is sterk aan te bevelen om een centrale plek in te richten voor alle ICT vragen en dat medewerkers hun vragen eenvoudig kunnen stellen.

5. Huidige ICT-kosten
Een ICT-afdeling wordt traditioneel gezien als kostenpost. Nummer 5 uit het traditionele business model canvas gaat niet helemaal op voor de ICT-afdeling in de zorg. Toch kun je checken waaraan het huidige IT-budget op gaat. Is er overlap tussen applicaties en tussen apparaten. Worden ze gebruikt? Hoe lopen de contracten: van apparatuur, voor software. Door kosten in kaart te brengen ontstaat een goed uitgangspunt start voor kostenbesparing.

6. Belangrijke hulpmiddelen
Wat heb je nodig om de ICT-strategie te laten werken? Het antwoord hangt af van wat de gebruikers binnen je zorgorganisatie willen. Die wensen moeten ook aansluiten bij de visie. Indien dat helder, is dan kan je de hulpmiddelen in kaart brengen. Bijvoorbeeld tablets, laptops ter vervanging van gedeelde computers op afdelingen, glasvezelnetwerk en een sterk wifi signaal ter vervanging van de ICT-infrastructuur en serverpark, cloudsoftware als vervanging van lokaal geïnstalleerde programma’s.

7. Kernactiviteiten ICT-team
Wat is je toekomstige rol als ICT-team? Minder beheerder en meer regisseur. Oog hebben voor innovatie maar ook het contactpunt met ICT-partijen van wie je diensten en apparaten afneemt. Als je kiest voor cloudsoftware, verzorgt de leverancier het beheer. Als IT afdeling kan jij je bezighouden met vraagstukken over informatiebeveiliging, een betere gebruikservaring voor je klanten en innovatie. Wat de rol ook is, schrijf deze op en communiceer deze richting je klanten.

8. Wie zijn je belangrijkste partners
Als ICT-afdeling heb je interne partners (medewerkers, managers en bestuur) en externe partners (softwareleveranciers, hardware, telefonie, internet). Breng ze in kaart en leer ze (beter) kennen om de samenwerking te vergroten.

9. Kostenstructuur
De kosten van je ICT vormen een belangrijk onderdeel van het business model canvas. Zoals al besproken in punt vijf breng je huidige kosten in kaart. Maar nu reken je de kosten van je gewenste ICT-ondersteuning. Neem hier alles in mee: abonnementen/licenties van de software, laptops, tablets, smartphones, internet, telefoonabonnementen, hosting, etc.

Template business model canvas

Zelfstandig een business model canvas voor je zorgorganisatie invullen? We hebben een template voor je. Laat je gegevens achter en je krijgt het in je mailbox.