Let op! Uw browser is verouderd, dit kan negatief effect hebben op de gebruikerservaring. Download Chrome
X
6 tips voor ict die de zorg echt ondersteunt

ICT in de zorg

Ict in de zorg is een omvangrijk onderwerp omdat de zorg steeds meer met ict te maken krijgt. Een makkelijk onderwerp is het niet. Zorgmedewerkers klagen dikwijls over applicaties en apparaten die ze gebruiken, terwijl ict’ers niet inzien wat het probleem is. Hoe kom je tot de beste ict voor je zorgorganisatie? Deze zes tips helpen je op weg.

Verstrikt in regels

In de ouderen- en gehandicaptenzorg klinkt het steeds vaker: geef zorgprofessionals hun vak terug. Laat hen vanuit hun kennis en kunde zelfstandig beslissingen nemen die het welzijn van de cliënt vergroten; achter de voordeur of in de woongroep.

Realiteit is dat de zorg verstrikt is geraakt in regels: opgelegd door wet- en regelgeving, maar ook door zorgorganisaties zelf. Ict-systemen bewegen hierin mee wat leidt tot ingewikkelde procedures: veel klikken, vaak inloggen, zoeken waar iets staat of hoe in te voeren. Storingen, traagheid; allemaal zaken die verhinderen dat zorgverleners de regie kunnen pakken over hun werkzaamheden.


Meer verantwoordelijkheid

Juist zorgverleners eigenaarschap geven is belangrijk om goede zorg te verlenen, zo staat ook in de Kwaliteitskaders van zowel woon- als wijkzorg; vertrouwen versterken in de mensen die in de zorg werken, bureaucratie en administratieve lasten verminderen. Dit is nodig omdat zorgverleners verantwoordelijk zijn voor het opstellen van een zorgleefplan (woonzorg) en zelf de indicatiestelling moeten doen (wijkzorg). Dus meer verantwoordelijkheid heeft ondersteuning nodig van goede ict. Zo nemen administratieve handelingen af en ontstaat tijd voor betere zorgverlening.

Eenvoudig: veranderen van ict in de zorg

Je ict klaar maken voor de toekomst is wat betreft complexiteit vrij overzichtelijk: oude applicaties, servers en apparaten vervangen door lichtgewicht laptops en tablets waarop cloudsoftware draait. Gegevensopslag vindt plaats in de cloud. Inloggen gaat via single sign-on (sso) zodat medewerkers via eenmalig inloggen toegang hebben tot al hun programma’s. Via user provisioning richt je eenvoudig een digitale werkplek in met de juiste toegangsrechten. En gaat iemand weg dan sluit je de toegang tot software en gegevens makkelijk af.

Complex: zorgorganisatie meekrijgen in verandering

Dat is de theorie in een notendop maar zonder duidelijk plan, is de kans op mislukken groot. Het is dan niet zozeer een technische mislukking maar meer een organisatorisch debacle. Bij veel implementaties van die niet soepel zijn gegaan, ligt de oorzaak in het onvoldoende trainen en begeleiden van medewerkers. Er wordt vaak te licht over gedacht. De inrichting van de systemen is al omvangrijk, zeker bij zorgorganisaties met meerdere locaties en zorgdiensten. De training en begeleiding van medewerkers is dan een sluitpost. Maar juist de medewerker bepaalt voor een groot deel hoe succesvol een systeem wordt gebruikt

Hoe kies je de juiste ict voor de zorg

  1. Neem zorgvisie als basis voor ict in de zorg
    Neem de visie van je zorgorganisatie als uitgangspunt, daar staan als de medewerkers achter, als het goed is. In de visie is beschreven waar je als zorgorganisatie voor staat of voor wil staan. Bijvoorbeeld: zorgverleners het vertrouwen geven dat ze op basis van hun kennis en kunde goede beslissingen nemen. Dat ze niet voor bij hun manager aankloppen.

  2. Richt je organisatiestructuur in
    Na het formuleren van de visie richt je de organisatiestructuur in om vervolgens passende ict-oplossingen erbij te zoeken. Veel zorgorganisaties voegen losse ondersteunende afdelingen samen tot ondersteunende dienst of service teams. Die zijn het aanspreekpunt voor financiën, ict, kwaliteit, opleiding en personeelszaken richting zorgverleners. Zorgteams krijgen daardoor ruimte zelfstandig hun dagelijkse werk aan te passen aan de behoefte van cliënten. Voor de ict betekent dit dat beheertaken zoveel mogelijk naar de achtergrond verdwijnen. Niet meer zelf servers en software onderhouden, maar zorgen dat alle medewerkers soepel met ict-middelen aan de slag kunnen, waar ze ook zijn.

  3. Inventariseer huidige ict-landschap
    Bekijk per applicatie of ze de visie en nieuwe organisatiestructuur ondersteunen. Is een applicatie niet nodig, stop er dan mee. Veel zorgorganisaties hebben software aangeschaft die niet meer wordt gebruikt maar waarvoor wel kosten worden gemaakt. Daarnaast overlappen veel programma’s in functies. Door hier kritisch naar te kijken, verminderen de lappendeken aan applicaties, de beheerslast en de kosten. Betrek ook gebruikers bij deze stap. Het is juist nu extra belangrijk dat it’ers begrijpen hoe de processen in de zorg werken, want alleen ict die zorgprofessionals ondersteund, wordt goed gebruikt en helpt de zorg verder.

  4. Betrek gebruikers vanaf het begin
    Ict in de zorg kan pas echt succesvol zijn als de zorgverleners er waarde in zien. Bij ict-investeringen die van boven zijn opgelegd, is het rendement laag. Zorgverleners vinden dat ze te weinig gehoord worden en krijgen daardoor te maken met systemen die hen niet of onvoldoende ondersteunen. De ingebruikname van een ecd, portaal of het veranderen naar de cloud, die worden er vaak doorgedrukt. De eindgebruiker krijgt pas met de nieuwe systemen te maken als ze bijna live gaan. Dan is het eigenlijk al gedoemd te mislukken, want als zorgmedewerkers niet worden dan is de bereidheid om met het nieuwe systeem aan de slag te gaan bijzonder klein. Bij succesvolle verandertrajecten zijn eindgebruikers vanaf het betrokken geweest.

  5. Kies voor de cloud
    Het vergt veel hoge investeringen om een veilige, flexibele en betrouwbare ict-omgeving op eigen lokale servers te realiseren. Kies daarom voor cloudsoftware voor een toekomstgerichte keuze. Daarbij neem je de software als dienst af en betaalt voor het gebruik. Onderhoud en beheer verzorgt de leverancier. Overigens neemt 86% van de zorgorganisaties al cloudsoftware af en 40% heeft een ecd dat in de cloud draait (bron: Outsourcing van IT in de Zorg, 2019). Dit is nu nog vooral in een private cloud omgeving, maar de hybrid cloud wint aan populariteit. Steeds meer applicaties draaien in de public cloud, maar bedrijfskritische software als het ecd is in een private cloud geïnstalleerd. Het is de verwachting dat de publieke cloud aan populariteit wint naarmate steeds meer bedrijfskritische systemen als ecd’s daarin draaien. In publieke clouds komen steeds meer technische mogelijkheden om software op een veilige manier samen te laten werken. Bovendien is het nog eenvoudig om op- en af te schalen. Je betaalt daardoor naar gebruik dus voorkomt onnodige kosten.

  6. Train gebruikers in de nieuwe software
    Maak iemand vrij met kennis van computers die medewerkers wegwijs maakt in de nieuwe ict. Die persoon krijgt dan trainingen van de leverancier(s) van de nieuwe ict-toepassingen. Laat medewerkers op in het begin op luchtige wijze kennismaken met de nieuwe software en hardware. Bijvoorbeeld onder het genot van een hapje en een drankje maar ook een grap gebeurde dit. Informeer iedereen via e-mailnieuwsbrieven, intranet en/of posters over de voortgang en wat er van hen wordt verwacht, denk aan het opschonen van bestanden. Geef trainingen maar inventariseer wel van te voren de computervaardigheid van de deelnemers. Stuur mensen met computervaardigheden samen met hun minder digitaal behendige collega’s de training in zodat die hen kunnen helpen. Persoonlijke aandacht is cruciaal bij een brede acceptatie.

ICT in de zorg en Ecare

ICT speelt een steeds grotere rol in de zorg, maar zorgpersoneel moet die wel bij kunnen benen. Ecare biedt met PUUR zeer gebruiksvriendelijke zorgsoftware die het proces van de zorgprofessional volgt. Daarnaast kunnen we de complete implementatie inclusief de transformatie naar de cloud en een digitale werkplek verzorgen. Bekijk www.puurvoordezorg.nl voor de software-oplossingen en www.pleinvoordezorg voor de digitale werkplek en IT-diensten. We organiseren regelmatig evenementen, zowel online als fysiek, waarbij je onze oplossingen leert kennen. Dus heb je interesse, kom vooral langs.