Let op! Uw browser is verouderd, dit kan negatief effect hebben op de gebruikerservaring. Download Chrome
X
Van beheer- naar regieorganisatie

Accolade & Plein

“Hallo! Mijn naam is Syrina Reef en ik werk als projectleider bij Ecare. Met trots kijk ik terug op het ICT-project dat we met succes bij en mét Accolade hebben weten neer te zetten."

Een ICT project? Wat bedoel je daar precies mee?

"In dit geval gaat het om de transitie naar de Cloud. We hebben Accolade Zorg volledig voorzien van online werkplekken van Google inclusief de bijbehorende hardware."

"Dat gaat natuurlijk niet van vandaag op morgen. Samen met Accolade Zorg, waar ze dagelijks met veel liefde zorgen voor ouderen en mensen met niet-aangeboren hersenletsel, hebben we besloten om de 6 locaties gefaseerd over te laten gaan. Elke maand één, zodat we voldoende tijd voor de voorbereidingen, de daadwerkelijke transitie en de begeleiding zouden hebben.”

“Een locatie gaat dan over op google licenties, waardoor alles compleet gemigreerd moet worden. Dat betekent dat alles uit Outlook in Gmail gezet wordt, alle bestanden zoals ‘mijn documenten’ en gedeelde schijven gemigreerd worden naar gedeelde drives, alle agenda afspraken van Outlook naar de Google calendars gaan en er komt nog veel meer bij kijken.”

Kun je daar eens een voorbeeld van noemen?

“Je mailarchief gaat bijvoorbeeld niet mee, dus dan checken we van tevoren wie er een mailarchief heeft en maken deze gebruikers erop attent dat ze hun archief na moeten lopen op belangrijke zaken. Datzelfde geldt voor alle bestanden die je hebt opgeslagen. Moet alles echt mee? Of kunnen er ook documenten weg? Je kunt het eigenlijk zien als een echte verhuizing, een mooie gelegenheid om eens uit te sorteren en oude rommel weg te gooien.”

“Daarnaast zijn we bij alle locaties langs geweest om te kijken hoeveel hardware er nodig is. Op sommige woongroepen was bijvoorbeeld maar één computer aanwezig. Daar moesten zorgmedewerkers in de ochtend op elkaar wachten om de rapportages te lezen en te schrijven. Dat is natuurlijk helemaal niet handig. Als ze daar in de ochtend met zijn drieën beginnen, regelen we nu ook drie apparaten, zodat iedereen tegelijk zijn werk kan doen en er daardoor geen tijd meer verloren gaat. Daarnaast gaan we ook over op mobiele apparaten, zoals bijvoorbeeld een chromebook. Dat maakt zorgprofessionals mobieler. Bijvoorbeeld bij een cliënt die onrustig is en waarvan jij weet dat het helpt als jij er even langer bij blijft zitten. Nu kun je je rapportages schrijven met een laptop op schoot terwijl je bij de cliënt kan blijven. Je kunt gewoon doorwerken op de plek die het beste uitkomt.”

Hebben jullie dit van tevoren met alle medewerkers overlegd? Het is nogal een verandering.

“Absoluut. Het is heel anders werken dan wat medewerkers gewend waren. Dat gaat niet van vandaag op morgen. Het belangrijkste vind ik zelf dat alles in goed overleg gaat. We nemen iedereen mee in de keuzes die gemaakt zijn en begeleiden ze bij de transitie. Dus niet van; 'hier heb je een chromebook en succes ermee.' We trainen iedereen.”

“We zijn begonnen met een ‘Google belevingsdag’ per locatie. We hebben elke locatie bezocht en zijn daar met een soort marktkraam op een centrale plek gaan staan, met allemaal chromebooks, chromebases, en andere apparaten waar ze straks mee zouden gaan werken. Medewerkers konden langskomen om de Google producten uit te proberen, vragen te stellen en informatie te krijgen over wat er ging veranderen. Ook hebben we op deze dagen de digicoach alvast geïntroduceerd. En tussendoor hebben we via nieuwsbrieven iedereen op de hoogte gehouden.

Wat is voor Accolade het grote voordeel van het werken met Google en de nieuwe hardware?

“Ze werken veel veiliger nu, in de cloud en hebben zelf geen beheer en ondersteuning meer van de fysieke service. Plus Accolade Zorg heeft een flinke kostenbesparing op de licenties. Die zijn nu een stuk goedkoper dan wat ze hiervoor hadden. Hiervoor werkten sommige woongroepen met een teammail; een mailbox waar alles op binnenkomt. Na overleg hebben wij deze vervangen door mailgroepen. Zo krijgt iedereen in die groep alsnog alle mails binnen, maar in zijn of haar eigen mailbox. Dat scheelt een heleboel licenties, die allemaal geld kosten. En een bijkomend voordeel is dat je niet meer in een aparte mailbox hoeft te kijken en er dus minder vaak informatie gemist wordt.”

Wat vind jij het leukste aan het project?

“De vrijheid die ik heb om het project te doen, zowel binnen Ecare als ook binnen Accolade Zorg. Ik mocht heel vrij door de organisatie bewegen waardoor je de mensen echt leert kennen, dat vind ik ook heel leuk. De complimenten over de goede implementatie en communicatie daaromheen, die geven me een kick. Iedereen is echt meegenomen in het project, en daar pluk je nu de vruchten van.”

“Ik heb het gevoel dat ik mensen echt help. Een ECD neemt de administratieve last weg, maar een slechte infrastructuur van de hele ICT kan ook een doorn in het oog zijn. Als je internet en computersysteem niet goed werken of langzaam zijn, dan draait ook het mooiste stukje software traag of met fouten. Medewerkers kunnen nu sneller hun rapportages lezen en schrijven, wisselen van accounts, efficiënter hun werk doen en ze zijn mobieler door de nieuwe hardware. Het digitale samenwerken, het vanuit huis werken, even snel je mail checken duurt nu geen half uur meer. De lach op het gezicht van de medewerkers te zien, dat vind ik echt heel erg mooi. Dan weet ik weer waarvoor ik het doe.”