Een nieuw ECD; neem je alle informatie mee?

Elektronische cliëntendossiers die al wat langer in gebruik zijn, ondersteunen vooral administratieve processen. Door de jaren heen zijn ze ingericht naar wensen van afdelingen en uitgebreid met modules en formulieren. Gevolg is dat in het ECD meestal een wildgroei aan schermen is ontstaan. Begrijpelijk dat je er als een berg tegenop ziet om over te gaan op een nieuw systeem.

Zorgdossiers overzetten met een conversietool klinkt als de makkelijkste weg. Al je gegevens krijgen automatisch een plek in het ECD. Gebruikers hoeven alleen maar in te loggen in een nieuw systeem en ‘wennen’ aan de schermen. De wettelijk bewaartermijn is direct geborgd, dus wat wil je nog meer?

Het klinkt als de gouden combinatie: een nieuw ECD met behoud van het bestaande. Maar om erachter te komen of dit echt zo is, sta eerst stil bij waar het nieuwe ECD in moet ondersteunen. Mogelijk antwoord je: administratieve verlichting, gebruiksgemak en overzicht. Dan is het meenemen van bestaande gegevens misschien helemaal niet zo’n goed idee. Dat leg ik uit.

De inrichting van het ECD bepaalt welke gegevens zijn opgeslagen. Die inrichting is weer afhankelijk van de processen in de organisatie. Uiteraard vallen de standaardgegevens zoals naam adres woonplaats., contactpersonen en indicaties hier niet onder. Deze zijn prima te converteren of opnieuw op te halen bij Vecozo. Zorginhoudelijke gegevens zijn lastig te converteren, omdat die zijn opgeslagen in meerdere versies van zorgplannen en diverse formulieren. Op zich is daar niets mis mee. Het wordt een ander verhaal als die formulieren de oorzaak zijn van de complexiteit in het systeem en hoge administratielast.

Besluit je toch om (bepaalde) gegevens mee te nemen? Let dan op welke plek ze komen te staan in het nieuwe ECD. Velden met dezelfde naam kunnen door ‘applicatie-interpretatie’ een andere betekenis in het nieuwe systeem hebben. Neem het veld ‘doelgroep’. Die kan in het ene systeem betrekking hebben op een door de organisatie getypeerde doelgroep, terwijl het andere ECD een doelgroep volgt van de verzekeraar of gemeente.

Ook zijn er situaties waarbij het oude ECD diverse subvelden kende en het nieuwe ECD nog maar 1 hoofdveld. Welke keuze maak je dan? Moet groen dan verhuizen naar een lichtgroen veld of donkergroen? Keuzes die je hier maakt, leiden tot een andere werkwijze. Denk daarom goed na of je gegevens overzet, zo ja, welke gegevens zet je over en hoe je dit doet.

Gegevens meenemen naar het nieuwe ECD, vraagt altijd om maatwerk. Een standaard conversie of zelfs een standaard conversietool klinkt mooi. Die zet echter geen zorginhoudelijke gegevens over, tenzij je het oude ECD nabouwt in het nieuwe dossier. Maar dan zet je terecht vraagtekens bij de meerwaarde van het nieuwe systeem. Een maatwerkconversie dan maar? De ontwikkeling daarvan is kostbaar en duurt een tijd. En dan zijn er nog die interpretatieverschillen in de velden van het dossier die een soepele conversie lastig maken. Je ontkomt er niet aan om het hete hangijzer ter sprake te brengen: vragen we gebruikers om dossiers opnieuw op te bouwen?

Of je nu converteert of niet, de overgang op een nieuw ECD heeft hoe dan ook impact op je organisatie. Gebruikers hebben training nodig in de nieuwe software. Als ze een systeem moeten leren kennen dat al helemaal is ingericht, dan is het lastiger om het systeem onder de knie te krijgen dan wanneer ze zelf de dossiers vullen. Voordeel van zelf (handmatig) dossiers vullen; in het nieuwe dossier komt relevante informatie te staan én zorgverleners leren gelijk het systeem kennen.

Kortom, met converteren krijg je wat je had, inclusief de beheerslasten omdat je ook de processen in tact laat. Heb je een complex ECD, dan heb je ook complexe processen. Kies je voor converteren, dan neem je de complexiteit mee naar het nieuwe systeem.

Moet je over op een nieuw systeem? Dan is dit hét moment om bestaande processen tegen het licht houden. Bekijk wat je moet veranderen en hoe groot het rendement op de verandering is. In de regel is: hoe meer veranderen hoe hoger het rendement. Denk hierover na, nog voor je een keuze maakt voor een nieuw ECD.