Minder registratiedruk, meer behandeltijd: zo helpt een GGZ-EPD behandelaren

Herkenbaar?

Veel behandelaren in de GGZ leggen dezelfde informatie meerdere keren vast. Voor een verslag, een brief, een overleg of een overdracht. Iedere keer in een iets andere vorm.

Dat kost tijd. Tijd die je liever aan cliënten besteedt.

Verslaglegging hoort bij goede zorg. Een behandelaar legt vast wat er speelt, welke keuzes zijn gemaakt en hoe de behandeling verloopt.

Extra werk ontstaat vooral wanneer dezelfde informatie daarna opnieuw nodig is.

Het intakeverslag bevat bijvoorbeeld de diagnose en hulpvraag. Voor de huisarts komen diezelfde onderwerpen terug in een compactere brief. Tijdens het MDO heeft het team opnieuw de belangrijkste punten nodig. En bij een overdracht wil een collega snel weten wat er speelt en waar de behandeling staat.

De kern blijft grotendeels hetzelfde. Toch schrijven behandelaren die informatie vaak meerdere keren op.

Een GGZ-EPD kan daar veel werk uit handen nemen door eerder vastgelegde informatie slim opnieuw te gebruiken

Een modern GGZ-EPD slaat informatie op én helpt om die informatie op andere momenten opnieuw te gebruiken.

Neem het intakeverslag. Daarin staan bijvoorbeeld de diagnose, hulpvraag en het verloop van de klachten. Heeft een behandelaar die gegevens zorgvuldig vastgelegd? Dan vormen ze meteen een goede basis voor een huisartsbrief, een MDO of een overdracht.

De behandelaar hoeft dan minder informatie opnieuw op te zoeken en uit te typen. Die kan zich richten op wat voor die specifieke brief, collega of situatie belangrijk is.

Dat scheelt handelingen en voorkomt steeds opnieuw zoeken naar de juiste context.

Ook het moment waarop je rapporteert maakt verschil.

Veel behandelaren schrijven verslagen na een gesprek. Soms direct daarna, soms later op de dag. Tegen die tijd hebben ze alweer andere cliënten gesproken en moeten ze het gesprek opnieuw voor de geest halen.

Met spraakgestuurd rapporteren in PUUR. GGZ kan een behandelaar een rapportage inspreken. Het systeem zet de gesproken tekst direct om naar tekst in het dossier.

Zo kun je verslaglegging dichter bij het gesprek doen en voorkom je dat rapportages zich gedurende de dag opstapelen.

Het doel is simpel: minder tijd achter het toetsenbord en meer ruimte voor de behandeling zelf.

Neemt een collega een behandeling over? Dan wil die snel kunnen zien wat er speelt.

In de praktijk vraagt dat soms flink wat zoekwerk. Informatie staat verspreid over eerdere verslagen, aantekeningen en verschillende onderdelen van het dossier. De overnemende behandelaar moet daar vervolgens zelf de actuele situatie uit halen.

Een goed ingericht EPD maakt belangrijke informatie direct beschikbaar.

Binnen PUUR. GGZ kunnen bijvoorbeeld de DSM-5-classificatie en diagnosehoofdgroep vanuit de intake meegaan naar het cliëntdossier. Zo hoeft een behandelaar deze gegevens niet opnieuw vast te leggen.

Dat geeft de collega die overneemt sneller overzicht en verkleint de kans dat belangrijke informatie ontbreekt.

Een brief aan de huisarts bevat vaak informatie die al in het dossier staat.

Denk aan de diagnose, het verloop van de behandeling, de huidige situatie en eventuele vervolgstappen. Toch kost het opstellen van zo'n brief vaak opnieuw tijd.

Daar helpt een goede inrichting van het dossier bij. Informatie die al zorgvuldig is vastgelegd, kan als basis dienen voor verdere verslaglegging.

Ook interoperabiliteit speelt hierin een belangrijke rol. PUUR. GGZ is opgezet als een open EPD en kan koppelen met systemen van andere zorgverleners. Door zorginformatie volgens landelijke standaarden vast te leggen, kun je gegevens eenvoudiger hergebruiken en uitwisselen.

Dat vermindert dubbel werk en helpt om informatie sneller op de juiste plek te krijgen.

Bij administratieve lasten denken we al snel aan sneller typen of automatisch ingevulde velden. Dat kan zeker helpen.

Toch levert hergebruik van informatie vaak minstens zoveel op.

Een diagnose die al goed in het dossier staat, hoef je geen vier keer opnieuw te formuleren. Een collega die een behandeling overneemt, hoeft minder te zoeken. En voor een brief aan de huisarts ligt een deel van de benodigde informatie al klaar.

Een modern GGZ-EPD kan behandelaren daarbij op verschillende manieren ondersteunen:

• met spraakgestuurd rapporteren dicht op het moment van het gesprek;
• door diagnose- en classificatiegegevens automatisch mee te nemen in het dossier;
• door actuele informatie makkelijker beschikbaar te maken bij een overdracht;
• door vastgelegde informatie opnieuw te gebruiken voor andere vormen van verslaglegging;
• door informatie eenvoudiger uit te wisselen met andere zorgverleners.

Elke handeling die je één keer in plaats van twee keer hoeft te doen, scheelt tijd. En juist al die kleine momenten tellen gedurende een werkdag op.

Kijk eens naar het traject van één cliënt.

Hoe vaak formuleert een behandelaar dezelfde diagnose opnieuw? Hoeveel tijd kost het om voor een overdracht de actuele situatie uit het dossier te halen? En hoeveel informatie uit het dossier komt later opnieuw terug in een brief aan de huisarts of een MDO?

Daar liggen vaak kansen om de registratiedruk te verlagen.

Als informatie eenmaal goed vastligt, wil je die zo makkelijk mogelijk opnieuw kunnen gebruiken. Voor het dossier, het MDO, een overdracht of communicatie met andere zorgverleners.

Zo hoeft een behandelaar minder tijd te besteden aan herhalen en zoeken.

Hoe helpt een GGZ-EPD om dubbele rapportage te verminderen?

Een GGZ-EPD kan informatie die al in het dossier staat opnieuw gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan diagnose- en classificatiegegevens. Daardoor hoeven behandelaren dezelfde gegevens minder vaak handmatig over te nemen.

Wat levert spraakgestuurd rapporteren behandelaren op?

Met spraakgestuurd rapporteren kan een behandelaar een verslag inspreken. Het systeem zet dit direct om naar tekst in het dossier. Hierdoor kost typen minder tijd en kan de behandelaar sneller na het gesprek rapporteren.

Hoe helpt een EPD bij een overdracht tussen behandelaren?

Een goed ingericht EPD geeft een overnemende behandelaar snel toegang tot actuele en relevante cliëntinformatie. Zo hoeft die minder tijd te besteden aan zoeken in eerdere verslagen en losse aantekeningen.

Waarom helpt interoperabiliteit bij verslaglegging richting de huisarts?

Interoperabiliteit maakt het makkelijker om informatie uit het dossier opnieuw te gebruiken en uit te wisselen. Door zorginformatie volgens landelijke standaarden, zoals zibs, vast te leggen, kunnen gegevens eenduidig beschikbaar komen voor andere toepassingen en zorgverleners.

Goede verslaglegging blijft een belangrijk onderdeel van het werk in de GGZ. De vraag is vooral hoeveel handelingen daarvoor nodig zijn.

Kan informatie die al vastligt opnieuw gebruikt worden? Kan een behandelaar een verslag eenvoudig inspreken? En vindt een collega bij een overdracht snel de informatie die nodig is?

Daar kan een goed GGZ-EPD veel verschil maken.

Van intake en verslaglegging tot overdracht en communicatie met de huisarts: hoe minder vaak behandelaren hetzelfde hoeven te doen, hoe meer tijd er overblijft voor hun cliënten.