Van hulpvraag tot declaratie herleidbaar: zo helpt een GGZ-EPD bij controles en visitaties

Veel EPD's zijn opgebouwd rond losse onderdelen: een module voor afspraken, een module voor rapportages, een module voor declaratie. Handig zolang je naar één ding tegelijk kijkt. Onhandig zodra je moet aantonen hoe die onderdelen met elkaar samenhangen.

Stel dat een zorgverzekeraar of accountant vraagt om voor een aantal cliënten te laten zien hoeveel tijd is besteed, welke prestatie is gedeclareerd en waarom. Of dat de visiteurs van de LVVP een paar dossiers willen inzien, om te kijken of de intake, het behandelplan en de verslagen erin staan.

Zonder onderlinge koppeling van de data moet iemand handmatig door verschillende schermen heen: de intake en het behandelplan opzoeken, de afspraak erbij pakken, de rapportage lezen, de declaratieregel controleren. Voor een paar dossiers is dat al veel werk. Voor een steekproef van tien of twintig dossiers wordt het een project op zich.

En dat is dan nog los van het risico dat er ergens een knip zit: een declaratie die niet meer eenduidig te herleiden is naar de rapportage waarop die gebaseerd is.

PUUR. is zo opgebouwd dat iedere stap in het proces, van hulpvraag en aanmelding tot registratie en declaratie, wordt vastgelegd als een eigen gebeurtenis, met datum en tijd erbij. In vaktermen heet dat event-based. Niet alleen de uitkomst staat vast, maar ook hoe je daar gekomen bent.

Dat betekent dat een declaratieregel herleidbaar is naar de prestatie en uiteindelijk de registratie waarop die gebaseerd is. Die registratie is weer naar de afspraak te herleiden en het dossier, met daarin de intake en het behandelplan. Zo laat je niet alleen zien dát de zorg is geleverd, maar ook waarom. Je hoeft dat verband niet zelf te reconstrueren.

Rechtmatigheid aantonen is één ding. Weten waar je organisatie staat, is een tweede.

Veel systemen laten je wel gegevens naar Excel exporteren, maar dan krijg je losse lijstjes: één met afspraken, één met declaraties. Die lijstjes zijn niet aan elkaar gekoppeld, bijvoorbeeld via een cliëntnummer. Dan kun je bijvoorbeeld niet zien hoeveel minuten er per cliënt gedeclareerd zijn, of welke behandelaar welke productie heeft.

Bij PUUR. komen cliënt-, registratie- en declaratiegegevens gekoppeld beschikbaar in een datawarehouse: één centrale plek waar al die gegevens samenkomen. Vanuit daar kun je rapportages bouwen die deze gegevens combineren, bijvoorbeeld voor een accountantscontrole of voor je eigen managementinformatie.

Ook een no-show hoort gewoon in het dossier, zichtbaar voor iedereen die bij de afspraak betrokken is. Een gemiste afspraak vastleggen lijkt een kleinigheid, tot je het moet verantwoorden bij een controle of visitatie.

Zeker bij afspraken waar meerdere behandelaren bij aanschuiven, zoals een intake, systeemgesprek of crisisbezoek, gaat het snel mis. Registreert de één een no-show en de ander per ongeluk een consult? Dan kloppen de registraties niet meer met elkaar. De zorgverzekeraar ziet dan zorg die tegelijk is geleverd, terwijl de cliënt er niet was. Dat heet gelijktijdigheid, en het kan leiden tot een afgekeurde declaratie.

PUUR. voorkomt dat, automatisch en op de achtergrond. Registreert een collega als eerste of de cliënt aanwezig of afwezig was? Dan staat die keuze bij jou al ingevuld. Probeer je daarna toch iets anders op te slaan, dan kan dat niet. Je ziet een melding met de naam van je collega, zodat je weet met wie je het moet afstemmen.

Zo los je verschillen meteen samen op, voordat er iets fout in het dossier of de declaratie komt. En blijft de route van hulpvraag tot declaratie kloppen, ook als je met meerdere behandelaren aan één afspraak werkt.

Bij een LVVP-visitatie kijken twee collega’s met je mee. Ze bekijken onder meer hoe je dossier is opgebouwd: is er een intake en een behandelplan, zijn de verslagen bijgehouden en is de voortgang van de behandeling te volgen? Een dossier dat niet compleet is, valt dan net zo goed op als bij een controle van de zorgverzekeraar of accountant.

In PUUR. is het GGZ dossier zo opgezet dat de belangrijke onderdelen vanzelf hun plek krijgen. Het dossier volgt de verschillende fasen van de patiëntreis van het kwaliteitsstatuut GGZ:

• voortraject bij verwijzer
• aanmelding en intake/probleemanalyse
• indicatiestelling
• behandeling
• afsluiting/nazorg)

Ontbreekt er informatie die nodig is voor een specifieke fase, dan krijg je een openstaande actie die nog opgevolgd moet worden. Zo werk je tijdens de behandeling al aan een compleet dossier, en hoef je niet achteraf alles bij elkaar te zoeken.

Systemen die achteraf bewijs moeten leveren, zijn daar vaak niet op ingericht. Een GGZ-EPD dat vanaf de basis vastlegt hoe elke declaratie is ontstaan, hoeft achteraf niets te reconstrueren.

Dat scheelt niet alleen tijd bij een controle of visitatie. Het geeft ook rust: de onderbouwing is er al, nog voordat iemand erom vraagt.

Stel dat er morgen een controle of visitatie wordt aangekondigd.

Kun je dan voor een willekeurige cliënt laten zien hoe de hulpvraag, het behandelplan, de afspraken, de rapportages en de declaratie bij elkaar horen? En is dat dossier compleet? Hoeveel tijd zou dat kosten? En hoeveel dossiers zou je kunnen behandelen voordat het onwerkbaar wordt?

Wat betekent herleidbaarheid van hulpvraag tot declaratie?

Het betekent dat je voor elke declaratie kunt teruggaan naar de registratie, de afspraak en het dossier waarop die gebaseerd is, tot en met de hulpvraag en het behandelplan, zonder dat je die verbanden zelf moet reconstrueren.

Hoe helpt PUUR. bij een controle van de zorgverzekeraar of accountant?

Omdat elke stap in het proces wordt vastgelegd als gebeurtenis, is een declaratie te herleiden naar de onderliggende registratie en het dossier, tot en met de hulpvraag en het behandelplan. Dat scheelt handmatig zoekwerk bij een controle.

Hoe combineert PUUR. cliënt- en registratiegegevens voor rapportages?

PUUR. levert cliënt-, registratie- en declaratiegegevens gekoppeld aan een datawarehouse. Vanuit daar kun je overzichten bouwen die deze gegevens combineren, bijvoorbeeld voor een accountantscontrole.

Helpt PUUR. ook bij een LVVP-visitatie?

Ja. Het GGZ dossier is zo opgezet dat de belangrijke onderdelen, zoals de intake en het behandelplan, vanzelf hun plek krijgen. Mist er informatie, dan krijg je een melding dat die nog ingevuld moet worden. Zo is je dossier al compleet voordat de visiteurs erom vragen.

Een controle of visitatie zou geen speurwerk moeten zijn. Als een systeem vanaf de basis vastlegt hoe elke declaratie is ontstaan, hoef je bij een controle niet meer te bewijzen dat het klopt: het staat er al.

Van hulpvraag tot declaratie: hoe minder je achteraf moet reconstrueren, hoe meer tijd er overblijft voor de zorg zelf.