Een cliënt meldt zich aan. Naam, geboortedatum en BSN vul je in op het aanmeldformulier. Bij de intake typ je diezelfde gegevens nog een keer over, nu in het dossier. Voor de declaratie controleer je ze een derde keer. En meldt de cliënt zich na een tijdje opnieuw aan? Dan begin je in veel systemen gewoon weer bij nul.
Herkenbaar?
Veel GGZ-praktijken typen dezelfde basisgegevens meerdere keren over. Dat overtypen komt zelden voort uit gewoonte. Systemen staan los van elkaar, en informatie reist zelden vanzelf mee naar de volgende stap.
Dat kost tijd. En bij elk moment dat je iets overtypt, ontstaat de kans op een tikfout of een klein verschil tussen twee versies van hetzelfde gegeven.
Kijk eens naar het traject van één cliënt:
Elke overgang voelt op zichzelf logisch. Bij elkaar zorgen ze voor veel herhaald werk.
Een GGZ-EPD voorkomt dubbele registratie het beste door meteen bij de bron te beginnen: de aanmelding.
PUUR. verplicht daarom essentiële gegevens, zoals BSN en geboortedatum, al vanaf de aanmelding. Is er een verwijzing? Dan moet ook die compleet zijn, met verwijsbrief en AGB-code, voordat de intake start. Is er geen verwijzing? Dan leg je daarvoor een geldige reden vast, zodat je toch door kunt.
Dat voelt misschien als een klein detail. In de praktijk voorkomt het dat iemand weken later ontdekt dat er iets ontbreekt en alsnog achter de gegevens aan moet.
Wat je eenmaal goed vastlegt, wil je niet nog een keer overtypen.
Vul je bij de aanmelding bijvoorbeeld naam, geboortedatum en BSN in? Dan staan die gegevens bij de intake al klaar. Je hoeft ze niet opnieuw met de hand in te voeren.
Dat scheelt een handeling en voorkomt dat er tijdens de intake per ongeluk een net iets ander gegeven wordt ingevoerd dan bij de aanmelding.
Tijdens de intake leg je meer vast dan alleen de hulpvraag. Denk aan mogelijk het suïcidaliteitsbeleid en de DSM-5-classificatie, onderdelen die je niet mag overslaan.
PUUR. bouwt deze controles in tijdens de intake zelf. Je hebt geen apart checklistje naast het dossier nodig: het systeem vraagt op het juiste moment om de juiste gegevens.
Zo voorkom je dat je achteraf alsnog moet uitzoeken wat er nog ontbreekt en dat opnieuw moet navragen of invullen.
Een lastig moment ontstaat bij een heraanmelding. Komt een cliënt terug na een eerdere behandeling, bijvoorbeeld na terugval?
Moet je dan een compleet nieuw dossier openen, of pak je het bestaande zorgtraject weer op? Zonder ondersteuning beoordeelt iedere medewerker dat zelf, met het risico dat je gegevens dubbel of net anders vastlegt.
PUUR. bepaalt op basis van vooraf ingestelde regels of je een bestaand zorgtrajectnummer kunt hergebruiken. Je voert dan niet alle basisgegevens opnieuw in en behandelt een terugkerende cliënt niet als volledig nieuw.
Dubbele registratie raakt niet alleen behandelaren. Ook de zorgadministratie merkt het, vooral rond de declaratie.
Staat een gegeven op twee plekken net iets anders, dan moet iemand uitzoeken welke versie klopt. Dat kost tijd, en het risico op vertraging bij het declareren stijgt.
PUUR. ondersteunt het Zorgprestatiemodel en werkt met dezelfde brongegevens door het hele proces heen. Je corrigeert dus minder vaak achteraf, simpelweg omdat er minder plekken zijn waar een verschil kan ontstaan.
Vanaf 1 januari 2027 moet digitale zorg, zoals een beeldbelconsult of contact via de app, voorzien zijn van code G07 in de declaratie. Voor behandelaren betekent dat een nieuwe stap erbij. Nog een code om te onthouden, nog een moment waarop iets fout kan gaan.
Binnen PUUR. regelen we dat het dossier deze stap zoveel mogelijk zelf oppakt. Kies je bij het inplannen van een afspraak voor beeldbellen? Dan herkent het systeem dat als digitale zorg en zet het de juiste code klaar.
Gaat het om asynchroon contact, zoals losse berichten via de app? Dan kies je alleen die vorm. Het systeem controleert vanzelf of er die dag al een registratie voor die cliënt loopt, zodat je niet zelf hoeft bij te houden hoeveel contactmomenten er al waren. Reistijd registreren bij digitale zorg kan dan niet meer, want die tijd is er niet.
Zo voorkom je dat een verzekeraar een declaratie afkeurt om een detail dat je er makkelijk overheen leest.
Snellere invoervelden en handige sneltoetsen helpen. De grootste winst haal je toch ergens anders: hoe vaak moet je dezelfde informatie helemaal opnieuw intypen?
Eén keer een gegeven goed vastleggen en het daarna overal laten meereizen, scheelt veel meer dan een paar seconden per veld. Het scheelt zoekwerk, correctiewerk en minimaliseert de kans op fouten.
Een GGZ-EPD helpt daarbij op een paar concrete manieren:
Loop het traject van één cliënt nog eens na.
Elke plek waar je hetzelfde gegeven opnieuw invoert, is een plek waar tijd verloren gaat en een fout kan ontstaan.
Wat is dubbele registratie in een GGZ-EPD?
Dubbele registratie ontstaat wanneer je dezelfde cliëntgegevens meerdere keren vastlegt, bijvoorbeeld bij aanmelding, intake en declaratie, terwijl die informatie al ergens anders in het dossier staat.
Hoe voorkomt PUUR. dubbele registratie bij de intake?
PUUR. neemt gegevens die je al bij de aanmelding vastlegt, zoals naam, geboortedatum en BSN, automatisch mee naar de intake. Je hoeft ze daar niet opnieuw in te voeren.
Wat gebeurt er bij een heraanmelding van een bestaande cliënt?
PUUR. bepaalt op basis van vooraf ingestelde regels of je een bestaand zorgtrajectnummer kunt hergebruiken. Je voert een terugkerende cliënt daardoor niet opnieuw volledig in als nieuwe cliënt.
Goede zorgadministratie vraagt om zorgvuldige registratie. Dat hoeft niet te betekenen dat je dezelfde gegevens telkens opnieuw invoert.
Leg je iets één keer goed vast? Dan kun je het daarna overal gebruiken waar je het nodig hebt: bij de intake, in het MDO, bij een overdracht, in de declaratie en richting andere zorgverleners.
Van aanmelding tot declaratie: hoe minder vaak je dezelfde informatie hoeft over te typen, hoe meer tijd er overblijft voor de behandeling zelf.
