Spraakgestuurd rapporteren is een oplossing die de zorg effectiever en cliëntgerichter kan maken, en de kwaliteit van rapportages kan verbeteren. In dit artikel bespreken we wat spraakgestuurd rapporteren in het ECD PUUR. kan opleveren met behulp van de pilot-onderzoeksresultaten bij zorgorganisaties Mijzo, Patyna en Buurtzorg.
De data waar we onze resultaten op baseren, is verzameld gedurende een grote hoeveelheid meeloopdagen met zorgprofessionals die werken in het spraakgestuurde ECD PUUR. van Ecare. Om uitspraken te kunnen doen over het effect van de oplossing hebben deze meeloopdagen plaatsgevonden zowel voor (0-meting), als tijdens het gebruik van de oplossing (1-meting). In totaal zijn er 25 dagen meegelopen met zorgprofessionals.
Het spraakgestuurde ECD is laagdrempelig in gebruik vergeleken met typen, waardoor een zorgverlener sneller een rapportage maakt in aanwezigheid van de cliënt. Dit komt enerzijds doordat het maken van een rapportage minder tijd kost, waardoor er tijdens het zorgmoment tijd is om te rapporteren. Anderzijds is inspreken voor de meeste zorgverleners gebruiksvriendelijker dan typen, wat de drempel om een rapportage te maken tijdens het zorgmoment verlaagd. Spraakgestuurd rapporteren zorgt voor rapportage tijdens het contactmoment in 90% van de gevallen.
Ten opzichte van de oude situatie is dat een flinke verbetering. Momenteel worden de bevindingen tijdens het zorgmoment vaak genoteerd in een notitieblokje en aan het einde van de dag uitgewerkt. Zo wordt belangrijke informatie onverhoopt nog wel eens vergeten, of over het hoofd gezien. Door nog tijdens het contactmoment te rapporteren, wordt dit probleem voorkomen en zal de rapportage dus completer zijn.
‘De kans is een stuk kleiner dat je iets belangrijks vergeet als je het direct inspreekt.’
Dankzij spraakgestuurd rapporteren wordt er dus meer gerapporteerd tijdens het zorgmoment zelf. Hierdoor kan de cliënt meeluisteren tijdens het inspreken van de rapportage. Een bijkomend voordeel is dat de cliënt, als deze de rapportage ook hoort, direct een aanvulling kan geven of de zorgverlener kan verbeteren. Daardoor sluit de inhoud van de rapportage, en daarmee het zorgdossier, beter aan op de gezondheidsbehoefte van de cliënt.
In meer dan de helft van de rapportages, die zijn ingesproken tijdens het zorgmoment, kon de client meeluisteren. Hierbij gaf de cliënt in 10% van de gevallen een aanvulling of verbetering aan. 1
‘Bij bepaalde cliënten voegt het echt wat toe. Door het samen te doen betrek je ze echt en dat is een hele mooie aanvulling.’
‘Het samendoen van de rapportage is een extra service aan de cliënt.’
‘Het gebeurt geregeld dat je iets inspreekt en de cliënt aangeeft dat het anders is of de informatie helemaal niet in het dossier wenst te hebben.’
‘Ik kom er nu achter dat ik dingen te snel invulde voor de client.’
Dankzij spraakgestuurd rapporteren is de noodzaak tot het gebruik van afkortingen verleden tijd. Ook worden spelfouten voorkomen. Dit resulteert in een betere leesbaarheid, maar ook begrijpelijkheid van de zorgdossiers. Hierdoor wordt het voor zorgverleners van andere disciplines, mantelzorgers en cliënten eenvoudiger om de rapportages te begrijpen. Als alle betrokkenen snappen wat er bedoeld wordt in de rapportages, zijn interventies vaak effectiever. Spraakgestuurd rapporteren zorgt voor een afname van spelfouten met respectievelijk 6.6%1 en 18.0%2. Het gebruik van afkortingen zien we nagenoeg naar nul dalen.
‘Het is indrukwekkend wat de oplossing allemaal pakt, woorden waar ik niet van weet hoe je ze moet spellen komen er goed uit.’
‘De leesbaarheid van de dossiers is beter geworden, je ziet wanneer het per spraak is gedaan. Minder spelfouten en afkortingen.’
De Attendi Speech Service maakt het mogelijk om te rapporteren volgens de SOAP (Subjectief, Objectief, Analyse, Plan) -methode. Rapporteren volgens SOAP draagt bij aan een methodische manier van werken, wat een volledige informatieoverdracht bevordert en zorgt dat alleen feitelijke, concrete informatie in het dossier terecht komt. Hierdoor is de boodschap van de rapportage duidelijk en is er minder contact achteraf nodig. Daarnaast draagt de SOAP-methode bij aan een gestructureerde manier van werken, meer eenduidigheid in het dossier en hogere kwaliteit van rapportages.
‘De ingesproken rapportages hebben een duidelijke structuur, daardoor kom je als lezer snel tot de kern en je hebt alle informatie die nodig is.’
Het toepassen van de SOAP-methode kan uitdagend zijn, zo is het soms lastig te bepalen welke informatie bij welk onderdeel hoort. De Attendi Speech Service maakt rapporteren volgens de SOAP-methode eenvoudiger, doordat er bij elk onderdeel van de SOAP begeleidende zinnen en vragen zijn toegevoegd. Zo is het direct duidelijk welke informatie waar geplaatst moet worden.
Door de verbetering in kwaliteit van de rapportages, tijdsbesparing en het feit dat de cliënt meer betrokken wordt, heeft VGZ spraakgestuurd rapporteren erkend als een Good Practice. Om alle bovengenoemde voordelen ook daadwerkelijk te ervaren is het wel belangrijk dat het spraakgestuurd rapporteren aan een aantal randvoorwaarden voldoet:
Spraakgestuurd rapporteren zorgt voor de mogelijkheid om te rapporteren in bijzijn van de cliënt. Dit resulteert in betere betrokkenheid bij de inhoud van het dossier, die daardoor beter aansluit bij de zorgbehoefte van de cliënt. Door de laagdrempeligheid wordt de rapportage vaker direct nog tijdens het contactmoment gemaakt, waardoor de kans op het vergeten van belangrijke informatie aanzienlijk afneemt. Dit komt de compleetheid van de rapportage ook ten goede.
Een afname van het aantal afkortingen en spelfouten leidt tot een betere leesbaarheid van het dossier. Daarnaast zorgt rapporteren volgens de SOAP-methode voor duidelijke, gestructureerde rapportages en meer eenduidigheid in het dossier. Deze effecten dragen bij aan een hogere effectiviteit van de geleverde zorg, gezien alle betrokken partijen begrijpen wat er in het dossier staat. Concluderend draagt het spraakgestuurde ECD PUUR. van Ecare dus bij aan een betere kwaliteit van zorg.