Succesvolle opschaling bij Patyna - “Spraakgestuurd rapporteren komt de kwaliteit van de zorg ten goede”

Patyna boekt succes met spraakgestuurd rapporteren in PUUR.

De wijkverpleging van Patyna stond voor de uitdaging om administratieve lasten te verminderen. Om de zorg ook in de toekomst toegankelijk te houden, was er een behoefte om het rapporteren zowel efficiënter als kwalitatiever te maken. Samen met ECD-leverancier Ecare ging Ines van Beek, projectleider bij Patyna, op zoek naar oplossingen om hierbij te ondersteunen.

Meer over spraakgestuurd rapporteren

Spraaktechnologie in combinatie met het ECD PUUR.

Hoewel ze eerst wat sceptisch was over de oplossing, zag ze snel de potentie van de speech-to-text technologie van leverancier Attendi dat spraakgestuurd rapporteren mogelijk maakt. Dat de spraaktechnologie ook nog eens naadloos aansloot op het dossier PUUR. van Ecare, de omgeving waarin de zorgprofessionals al werken, werd de doorslaggevende factor om van start te gaan.

Inmiddels verloopt 30% van alle rapportages bij Patyna per stem. Deze doelstelling is bereikt na slechts vier maanden, waar eigenlijk een periode van een jaar was ingeschat. In een interview met Ines blikken we terug op de opschaling en de positieve impact van spraakgestuurd rapporteren.

Aan de slag

De introductie voor de opschaling begon met een pilot, waarbij de meerwaarde is onderzocht voor Patyna. Ines ging op zoek naar enthousiaste zorgverleners (super users, red.) die de pilotfase konden ondersteunen. Een nulmeting werd gedaan om uiteindelijk de effectiviteit van spraakgestuurd rapporteren te kunnen bepalen. Vervolgens werd een super user bijeenkomst georganiseerd, waarin afspraken werden gemaakt over het gebruik van de oplossing en rapportage methodieken, zoals SOAP, en het betrekken van cliënten bij het rapportageproces.

Ines erkent dat het in het begin uitdagend was om met spraakgestuurd te rapporteren. Ines: “Het bracht veel verandering met zich mee. We gingen niet alleen een nieuwe technologie gebruiken, maar ook rapporteren via de SOAP methodiek (een methode om een betere structuur aan rapportages te geven, red.) en samen met de cliënt rapporteren.”

Het was belangrijk om de meerwaarde van spraakgestuurd rapporten in PUUR. te blijven benadrukken en open en transparant te communiceren met de zorgprofessionals. Ines: “Super users speelden hier een cruciale rol in, omdat zij praktijkvoorbeelden konden delen en met hun collega’s in gesprek konden gaan. Dit heeft geleid tot de positieve reactie op de oplossing onder de medewerkers en de groei in het gebruik van spraakgestuurd rapporteren.”

Van Fries naar Nederlands

De zorgprofessionals van Patyna zijn woonachtig in Friesland. Ze praten dan ook vaak in het Fries met collega’s en met cliënten. “Als je in het Fries praat en denkt, dan is het wennen om in het Nederlands een rapportage te moeten inspreken. We zien dat zorgprofessionals die normaliter Fries praten er meer moeite mee hebben om te starten met spraakgestuurd rapporteren. Ze moeten dan echt meer nadenken over wat ze gaan zeggen, dat vraagt om een omschakeling. Als tip geven we nu aan die zorgprofessionals mee dat ze goed moeten oefenen. Het zou fantastisch zijn als de oplossing uiteindelijk Fries kan omzetten in Nederlands.”

Dit behoort zeker tot de technische mogelijkheden, maar op korte termijn staat het toevoegen van de Friese taal nog niet op de planning. Waar speech to text leverancier Attendi zich wel op korte termijn op richt is hoe spreektaal direct omgezet kan worden in schrijftaal. Automatische interpunctie is daarin een eerste stap. In de toekomst komen er meer functionaliteiten, waarbij op basis van een ingesproken bericht een suggestie wordt gedaan voor een netjes uitgeschreven rapportage in plaats van een letterlijk transcript van wat er is gezegd.

Check de video!

30% tijdswinst met spraakgestuurd rapporteren in PUUR.

“Het is iets magisch”

Voor Ines is de toegevoegde waarde van spraakgestuurd rapporteren inmiddels duidelijk zichtbaar. Haar collega beschrijft het zelfs als “iets magisch”.

De cliënt wordt door het spraakgestuurd rapporteren beter betrokken bij het zorgproces. Ines: “Ik hoorde laatst van één van onze zorgprofessionals een leuk verhaal. Zij sprak tijdens haar rapportage in dat de cliënt last had van zijn linkerschouder. Hij riep vervolgens vanuit de keuken dat het om de rechterschouder ging, niet de linker. Deze situatie maakt meteen duidelijk hoe waardevol het is om samen met de cliënt te kunnen rapporteren. Doordat deze meeluistert, is er geen ruimte meer voor eigen interpretatie en de bevindingen kunnen direct worden geverifieerd of, zoals in dit specifieke geval, verbeterd. Dat komt de kwaliteit van de zorg alleen maar meer ten goede.”

Advies aan andere zorginstellingen: do’s en dont’s

Nu de opschaling is afgerond, heeft Ines het stokje overgedragen aan de super users en een wijkverpleegkundige die nu de verantwoordelijkheid dragen voor het gebruik van spraakgestuurd rapporeren in PUUR. en de verdere integratie ervan in het zorgproces van Patyna.

Ines deelt graag een aantal tips:

Erken mogelijke weerstand tegen de nieuwe technologie;
Communiceer open en eerlijk met elkaar en geef elkaar de tijd;
Deel praktijkvoorbeelden om de toegevoegde waarde van de nieuwe technologie inzichtelijk te maken;
Maak goede afspraken over de implementatie;
Betrek enthousiaste super users bij de implementatie;
En, ga het gewoon doen en oefenen.

Ten slotte is het belangrijk om als organisatie ervoor te zorgen dat de oplossing past bij het al bestaande zorgproces. Ines: “Spreek de juiste taal en laat het echt iets toevoegen aan het primaire proces. De techniek van Attendi is al zo ingericht en ingebed in het ECD PUUR. van Ecare, maar de organisatie moet het goed inbedden in het proces. Zo krijgt het meerwaarde voor de zorgprofessionals en cliënten.”

Conclusie

Spraakgestuurd rapporteren heeft geleid tot aanzienlijke voordelen voor Patyna. De tijdsbesparing, verbeterde kwaliteit van rapportages, een verhoogde betrokkenheid van cliënten, verbeterde communicatie en vermindering van administratieve lasten zijn de positieve resultaten van het gebruik van PUUR. in combinatie met de spraaktechnologie van Attendi. Patyna is van plan om het gebruik van spraakgestuurd rapporteren verder uit te breiden en te integreren in andere zorgprocessen, en blijft investeren in training en feedback om het volledige potentieel van de oplossing te benutten.