Wat je moet weten over zelforganiserende teams in de zorg

Zelforganiserende teams in de zorg

Zorgorganisaties vragen steeds vaker om hulp bij het efficiënter en beter maken van de zorgverlening en de inzet van de juiste software om de nieuwe werkwijze te faciliteren. Ze zien dat ze het met hun traditionele wijze van organiseren in de toekomst niet gaan redden. Ze willen het anders doen. Ze willen persoonlijke, professionele en betaalbare zorg leveren vanuit kleine, vaak zelfsturende / zelforganiserende teams.

Een mooie ambitie, die in de praktijk realiseerbaar is gebleken. Maar dan moet wel het roer om. Want zelfsturing, dat betekent vaak een organisatieverandering van top-down naar bottom-up. Dat is een andere denk-, werk-, en leefwijze voor iedereen. Tevens hoort daar de inzet van de juiste ondersteunende software bij.

Wat is een zelforganiserend team

Over zelfsturing (zelforganisatie) is al veel gezegd en geschreven. Hieronder zetten we de welbekende basisprincipes van zelfsturing nog weer even op een rij. Vandaar uit praten we verder over de twee andere onmisbare ingrediënten: de faciliterende organisatie en de inzet van slimme ict.

Verantwoordelijk voor gezamenlijk doel

Een zelforganiserend team bestaat uit een kleine, vaste groep met mensen (8 tot 12). Samen werken zij aan hetzelfde doel, binnen dezelfde kaders. Ze voelen zich verantwoordelijk voor de teamprestaties en spreken elkaar aan als zaken beter of anders kunnen. Vaak vullen teamleden elkaar aan waardoor ze als team het gezamenlijke doel kunnen nastreven.

Cohesie in het zelforganiserende team

Zelfsturing vereist structuur van het team en de organisatie. Zo is het van belang dat er een heldere en efficiënte overlegstructuur en besluitvorming is, zowel binnen het team en daarbuiten. Verder zijn de teamleden in staat om samen alle groepsfuncties te vervullen. En de diverse karakters zorgen voor de juiste dynamiek en balans. Er is cohesie in het team.

Ondersteuning van de regiocoach

De coach stimuleert het team – op non-directieve wijze - om oplossingsgericht te werken. De coach biedt het team faciliteiten wanneer nodig, maar heeft geen bevoegdheden.

Het team in de regie

De basisprincipes van zelforganisatie op een rij

Het team werkt zelfstandig binnen de door de directie aangegeven kaders. Als het misgaat, grijpt een manager niet in ook neemt een manager geen beslissingen. Heeft het team ondersteuning nodig, dan is er de regiocoach.
De gebieden waarin het zelfsturend team zelfstandig opereert zijn: werkuitvoering, personeelsbeleid, kwaliteitsbewaking, budgetbeheer en voorraadbeheer.
De teamleden nemen zelfstandige beslissingen over het eigen werk.
Binnen een zelfsturend team hebben de leden dezelfde bevoegdheden als het gaat om de organisatie van het team. Gaat het om zorginhoudelijk handelen, dan verschillen de bevoegdheden van de teamleden. Het opleidingsniveau vormt hiervoor de basis.
Besluiten worden binnen het team genomen volgens het consensusprincipe.

Terug naar de basis

De rol van de faciliterende organisatie bij zelforganisatie

Voor persoonlijke, professionele en betaalbare zorg moet je als zorgorganisatie terug naar de basis. Waar gaat het ook alweer om? Zorg verlenen. Zo eenvoudig is het. Zet de relatie tussen de zorgverlener en de cliënt centraal en creëer daaromheen een omgeving die ondersteunend is aan het werk van de zorgprofessional. Tuig dus een faciliterende organisatie op in plaats van een controlerende organisatie.

Een organisatie met mensen die taken, die niet direct in relatie staan tot het verlenen van zorg, uit handen nemen. Denk hierbij aan het betalen van salarissen, het verzuimproces of de uitvoering van je volledige cliëntadministratie. Deze taken zijn heel belangrijk voor jouw zorgorganisatie, maar niet wat je onderscheidend maakt. Het moet gewoon goed geregeld. Als faciliterende organisatie haal je deze ballast weg bij de zorgprofessional.

Wat zelfsturing van de organisatie vereist:

Een faciliterende houding
Heldere kaders vanuit directie
Open communicatie tussen alle betrokken partijen binnen een heldere structuur
Een duidelijke relatie tussen zelfsturing en visie op organisatie en activiteiten

Software die jou volgt

De rol van slimme ICT bij zelforganisatie

Zet slimme software in die het zelfstandige werken bevordert, die vanuit de vakinhoud de zorgprofessional ondersteunt en die het werk van de zorgverlener eenvoudiger maakt. Software die je dus niet belast met administratieve rompslomp, maar die je helpt de zorg op een eenduidige en simpele wijze vast te leggen, die je ondersteunt in de samenwerking met collega’s en het zorgnetwerk van de cliënt en die je helpt te sturen op kwaliteit van zorg. Kortom software die jou helpt om samen met je collega’s de beste zorg te verlenen op de meest efficiënte wijze.

en ook de nadelen

Tot slot: de voordelen van zelforganisatie

Voor het individuele teamlid

Meer vrijhoud om werk te doen vanuit eigen kennis en kunde.
Meer waardering voor en vertrouwen in de professionaliteit van de teamleden.
Meer invloed op organisatie en uitvoering van werk. Wat leidt tot meer mogelijkheden tot gevarieerder werk.
Meer ruimte voor zelfontplooiing.

Voor de cliënt

Minder tussenpersonen, dus kortere lijnen en snellere besluitvorming.
Ervaart meer betrokkenheid en meer kwaliteit in het werk.

Voor de organisatie

Meer betrokkenheid van de medewerker.
Grotere teamproductiviteit en kwaliteit van het werk.
Meer verantwoordelijkheidsgevoel en flexibiliteit: het team lost het samen op.
Een grotere slagvaardigheid dankzij korte lijnen.
Minder managementlagen, dus kostenbesparend.

En niet te vergeten, de nadelen

Een zelfsturend team werkt het beste als er cohesie is. Het ene mens past daar net iets makkelijker in dan een ander. In een zelfsturend team is er in de regel geen plek voor:

teamleden die solistisch willen werken.
teamleden die geen gezamenlijke verantwoordelijkheid kunnen dragen.
dominante teamleden.
concurrerend gedrag.

Zuidzorg deed het al

Of het in de praktijk ook werkt?

Lees hoe Zuidzorg het roer omgooide en de regie weer aan de zorgverlener gaf.

Zuidzorg aan het woord