Attendi en Ecare hebben spraakgestuurd rapporteren binnen Thuiszorg Patyna geïmplementeerd. Patyna is een Friese organisatie die zorg, welzijn en wonen biedt aan ouderen. De professionals van Patyna werken al jaren met PUUR. en sinds kort maken enkele teams gebruik van de mogelijkheid tot rapporteren per spraak.
Bron: Attendi
Gedurende de introductie is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de kwaliteit en volledigheid van rapportages, de cliëntbetrokkenheid bij rapportages, de tijdswinst en business case van de oplossing en de kwaliteit van de spraak-naar-tekst. Na afloop van deze introductieperiode heeft Patyna besloten de oplossing op te schalen naar de gehele thuiszorg. In dit artikel beschrijven we de onderzoeksresultaten en delen Sanne Hofman (Wijkverpleegkundige) & Ines van Beek (Projectleider) hun ervaringen.
Er werden drie teams geselecteerd en binnen elk team was er een belangrijke rol weggelegd voor de ‘superuser’, fungerend als kartrekker en aanspreekpunt voor zowel Attendi, Ecare, Patyna als het team. Zij zijn ingelicht over hun rol in het geheel en getraind in het spraakgestuurd rapporteren tijdens de introductieworkshop. De superusers hebben dit moment gebruikt om een nieuwe werkafspraak te introduceren: rapporteren volgens de SOAP (Subjectief, Objectief, Analyse, Plan) methode, een al beschikbare functionaliteit van Attendi.
Het effect van spraakgestuurd rapporteren kan alleen geanalyseerd worden door ook inzicht te hebben in de oude situatie. Tijdens de nulmeting is er meegelopen met verschillende teamleden van Patyna en zijn er gegevens verkregen over onder andere de methode, tijdsduur en moment van rapporteren. Hier kwam naar voren dat het regelmatig voorkomt dat er door tijdsdruk pas aan het einde van de dag wordt gerapporteerd, het lastig is de cliënt te betrekken bij de rapportages en dat de verslagen regelmatig onvolledig en ongestructureerd zijn. De totale rapportagetijd per dienst aan voortgangsrapportages varieerde van 10 tot 30 minuten (Attendi, 2022).
Alle deelnemers waren na een korte online training in staat om te rapporteren per stem, waarna men direct aan de slag kon. Gedurende een periode van vijf weken is er kwalitatieve en kwantitatieve data verzameld met betrekking tot het gebruik van de oplossing. Deze data is verzameld aan de hand van een eenmeting. Tijdens deze eenmeting is er meegelopen met dezelfde teamleden als tijdens de nulmeting en zijn dezelfde onderwerpen onderzocht.
‘Bij Patyna was er direct veel enthousiasme onder de zorgprofessionals, daardoor hadden we echt het idee dat het een uitkomst zou zijn.’, aldus Ines van Beek, projectleider spraakgestuurd rapporteren binnen Patyna.
Sanne Hofman, superuser en wijkverpleegkundige van het wijkzorgteam: ‘Mijn reactie was direct enthousiast. Typen kost meer tijd dan inspreken. Wat ik mij achteraf niet gerealiseerd heb is dat het stukje gezamenlijk met de cliënt rapporteren ook zoveel toevoegt naast dat het tijd bespaart.’
Ines van Beek geeft aan dat rapporteren via spraak zelfvertrouwen geeft omdat het in de juiste grammatica en spelling wordt beschreven. Ook het methodisch rapporteren volgens de SOAP heeft veel effect op de kwaliteit van de rapportages. Die zijn hierdoor meer compleet en gestructureerd.
Sanne Hofman: ‘als je rapporteert via de SOAP methode moet je de situatie objectief beschrijven. Daarmee krijg je kwalitatief betere rapportages.’
Ines van Beek: ‘Zorgprofessionals zijn heel blij met het spraakgestuurd rapporteren. Naast dat het tijd bespaart helpt het hen echt in het werk.’
Het spraakgestuurd rapporteren in PUUR. levert niet alleen voordelen op voor zorgprofessionals, maar ook voor de cliënten. Volgens Sanne Hofman reageren zij positief op het spraakgestuurd rapporten. Ze vinden het leuk en voelen zich meer betrokken bij de zorg. ‘Je zit naast de cliënten, ze kunnen meekijken met wat er gebeurt.’ Hierdoor komt het ook voor dat cliënten corrigeren wat er tijdens het opnemen gezegd wordt, wat zorgt voor minder interpretatiefouten in de rapportages. ‘Er is geen enkele cliënt negatief geweest over het spraakgestuurd rapporteren.’
Ines van Beek: ‘Er is nu meer tijd voor de cliënten. Het zou kunnen dat er uiteindelijk zoveel tijdsbesparing is dat er extra zorg geleverd kan worden.’ Over de vraag of Sanne Hofman door zou willen met het spraakgestuurd rapporteren is ze duidelijk: ‘zeker weten, ik wil niet meer zonder.’
Uit de eenmeting en de reacties van de deelnemers blijkt dat het spraakgestuurd rapporteren zorgt voor hogere kwaliteit van de rapportages. Zo wordt er in 90% van de gevallen direct tijdens het contactmoment gerapporteerd, wat de kans om iets te vergeten verlaagt. Ook is het percentage zinnen met spelfouten relatief 18% lager. Dankzij het spraakgestuurd rapporteren in PUUR. is er meer cliëntbetrokkenheid, transparantie en worden interpretatiefouten voorkomen. Rapporteren via SOAP is gemakkelijker geworden en wordt daardoor meer gebruikt, wat leidt tot hogere kwaliteit en consistentie van dossiers.
Bij elke dienst kan er 7,5 minuten door verzorgenden IG en 16 minuten door verpleegkundigen bespaard worden door gebruik te maken van spraakgestuurd rapporteren. Omgerekend naar een jaar is dit een tijdsbesparing van 43 uur voor een verzorgende IG en 93 uur voor verpleegkundigen. De nauwkeurigheid van het spraak-naar-tekstmodel is 93.06%, met een foutmarge van 6.94%. (Attendi, 2022) Met name dat laatste is een indrukwekkend resultaat, aangezien Patyna de eerste Friese organisatie is die werkt met Attendi.
Concluderend zorgt het spraakgestuurd rapporteren voor een aanzienlijke tijdsbesparing, meer betrokkenheid van de cliënt en een hogere kwaliteit van dossiers. Eerdergenoemde resultaten en de ervaringen van Patyna’s zorgprofessionals hebben geleid tot de beslissing om het spraakgestuurd rapporteren verder uit te rollen binnen Thuiszorg Patyna. De komende periode zullen Attendi en Patyna zich hiervoor inzetten.
Lees het volledige evaluatierapport onderaan de pagina.
Bronnen Attendi. (2022). Evaluatierapportage: introductie van het spraakgestuurde ECD PUUR.
